Forsiden < Tillitsvalgtes håndtering av personopplysninger

Tillitsvalgtes håndtering av personopplysninger

Ditt arbeid som tillitsvalgt vil gi deg tilgang til opplysninger om personer. Disse opplysningene skal behandles med varsomhet, og du må begrense din bruk og oppbevaring av dem til det som er formålet med arbeidet. Du må ikke spre opplysningene til andre dersom dette ikke er nødvendig for å oppnå formålet, og du må slette opplysningene når de ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålet. Dette følger av personvernloven og GDPR-forordningen.

Du kan motta personopplysninger i flere av dine roller som tillitsvalgt; som bisitter i møter mellom et medlem og arbeidsgiver og i mer kollektive sammenhenger, som deltaker i tilsettingsprosesser og i lokale lønnsforhandlinger.

Informasjon til medlemmet og samtykke

Du skal informere medlemmer som avgir personopplysninger om hvordan Presteforeningen håndterer disse opplysningene, og det kreves samtykke fra den som avgir disse opplysningene om at du kan benytte dem. Dette gjør du ved å sende et ferdig formulert dokument til medlemmet.

System for håndtering av opplysningene

Vi har laget et system for håndtering av opplysningene. Du benytter excel-baserte skjemaer som er laget for dine forskjellige roller. Skjemaene laster du ned på din egen katalog eller eget brukerområde på din datamaskin eller elektroniske plattform, slik at bare du har innsyn. Skjemaene brukes rullerende for hele din tid som tillitsvalgt. Skjemaene og rutiner for de ulike oppgavene der du som tillitsvalgt mottar personopplysninger finner du nedenfor (trykk på den aktuelle overskriften).

Skjemaene holder styr på hvem du har mottatt opplysninger fra og hvordan du håndterer sletting av personopplysninger etter hvert. En gang i året foretar du egenkontroll og sender deretter skjemaet til din overordnede tillitsvalgt for kontroll. Om dette er leder i Presteforeningen, sender du skjemaet til Generalsekretær og ikke til leder (gjelder stiftsstyreledere og andre medlemmer av representantskapet). Du mottar skjemaet i retur fra vedkommende, og fortsetter å arbeide med det samme skjemaet i påfølgende år. Ved rapportering bruker du et anonymisert skjema som du fører årets opplysninger inn i. Etter kontrollen fører du inn i ditt vanlige skjema at årskontrollen er gjennomført.

Når det gjelder bisitterollen, behøver du ikke bruke skjemaet for rent muntlig støtte, dersom du ikke tar notater som inneholder personopplysninger. Når det foreligger skriftlighet i bisitterrollen brukes skjemaet.