Hovedavtalen for KA (digital utgave)

Forord

Partene håper at veiledningen kan være et bidrag til opplæring om Hovedavtalen både for ledere og tillitsvalgte i virksomheten. De sentrale partene oppfordrer også til å lage en plan for å evaluere hvordan Hovedavtalens ordninger fungerer i virksomheten.

Veiledningen starter med en gjennomgang av noen grunnleggende begreper av arbeidsrettslig karakter før den har en gjennomgang av Hovedavtalens bestemmelser. Det er lagt hovedvekt på informasjon om tillitsvalgtordningen, § 9. De sentrale partene vil peke på nødvendigheten av at det formelt forhandles om og etableres en tillitsvalgtordning i samsvar med bestemmelsene i avtalen, eventuelt med nødvendige tilpassinger i henhold til § 7-4. En konkret veiledning for selve etableringen er gitt i vedlegg 1 bakerst i heftet.

I denne veiledningen er det benyttet følgende forkortelser:
aml arbeidsmiljøloven (Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø og stillingsvern)
HA Hovedavtalen
HTA Hovedtariffavtalen

Veiledningen ble sist revidert i 2014 av en partssammensatt arbeidsgruppe som har bestått av:

Marianne Brekke, KA
Trond Dahlen, MFO
Leiv Sigmund Hope, Diakonforbundet
Liv Håkonsen, Delta
Arne Løseth, Fagforbundet
Mona C. Sjødal, KA

Innledning

Hovedavtalen er den grunnleggende avtalen som regulerer samspillet mellom arbeidsgiver/arbeidsgiverorganisasjonen og arbeidstaker-organisasjonens lokale og sentrale ledd. Den understreker de grunnleggende rollene som arbeidsgiver og arbeidstaker har i et arbeidsforhold, og legger til rette for spilleregler i kommunikasjonen. Målsettingen er å etablere et best mulige samarbeidsgrunnlag både sentralt og lokalt. Et slikt samarbeid må være bygget på tillit, og gjensidig kunnskap og respekt for hverandres roller og ansvar.

Det gjenstår en del arbeid før Hovedavtalens medbestemmelses-ordninger er etablert i alle de lokale kirkelige virksomhetene. Den norske kirke er også inne i en periode med forsøksvirksomhet på ulike felter, med tanke på å innhente erfaringer som kan få betydning for eventuelle endringer i kirkelig lovgiving. Det er avgjørende for å få gode resultater i omstillingsprosesser at arbeidstakerne får reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres.

I de fleste tilfellene vil partene i arbeidsforholdet komme fram til løsninger gjennom samarbeid og dialog. Ikke desto mindre kan det oppstå situasjoner der arbeidstaker og arbeidsgiver har grunnleggende ulike interesser, og forhold der arbeidsgiver har plikt og rett til å opptre med den myndighet som tilligger rollen som arbeidsgiver. Det er i utgangspunktet heller ikke dramatisk at arbeidsgiver og arbeidstaker har ulik forståelse av en tariffavtale, og ønsker å tolke den i forskjellig retning. En eventuell uenighet må i så fall ikke føre til at arbeidet i virksomheten stopper opp eller blir hemmet, og/eller at arbeidsmiljøet skades. Her spiller Hovedavtalen en viktig rolle med spilleregler for et godt samarbeid mellom partene, og anvisning av regler og prosedyre for behandling av en tvist.

Det er partenes forutsetning at det blir etablert dialog om Hovedavtalens temaer lokalt, og tatt tak i de områdene som kan utvikles videre.

I de neste feltene får du en kort innføring i noen viktige arbeidsrettslige termer.

Arbeidsavtalen er den skriftlige «kontrakten» mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om at arbeidstakeren stiller sin tid og sin arbeidskraft/­fagkompetanse til rådighet for arbeidsgiveren på gitte vilkår om lønn, arbeidstid etc. Alle arbeidstakere har krav på en arbeidsavtale, og den skal minimum inneholde det som er regulert i arbeidsmiljø­loven (aml.) § 14-6. For arbeidstakeren innebærer det at man innfortolker arbeidsplikt og lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver og den som opptrer i arbeidsgivers sted (for eksempel daglig leder/kirkeverge). Arbeidsgiver er på sin side bundet til de forutsetningene som ligger i arbeidsavtalen. I tillegg til selve ordlyden i arbeids­avtalen, har det betydning hva partene gjennom andre dokumenter eller handling har vist hva de har ment med formuleringene.

Arbeidstakerens eventuelle brudd på arbeids- og lojalitetsplikten kan ses på som mislighold av arbeidsavtalen, og kan legges til grunn av arbeidsgiver for å gå til oppsigelse av arbeidstakeren.

Arbeidsgivers brudd på forpliktelser vedrørende lønn, arbeids­tid og andre lov- og tariffbestemmelser kan gi grunnlag for tvist og/eller søksmål for arbeidsrett eller sivil domstol.

Arbeidsgivers styringsrett er et ulovfestet rettsprinsipp som springer ut av at det er arbeidsgiver som har behov for å tilsette noen i sin tjeneste, og som dermed legger premissene for arbeidsforholdet. Styringsretten kan uttrykkes som retten til å

• opprette og nedlegge stillinger
• tilsette og si opp
• styre, lede, fordele og kontrollere arbeidet

En rekke forhold begrenser styringsretten: lov/forskrift, kollektive tariffavtaler, individuelle arbeidsavtaler mv. Styringsretten er negativt avgrenset, det vil si at arbeidsgiver har rett til å treffe beslutninger om alle forhold som ikke positivt er begrenset eller avgrenset i annet lov eller regelverk. Arbeidsgiver kan altså ikke nedlegge stillinger, si opp ansatte eller fordele og kontrollere arbeidet uten at det er i overensstemmelse med gjeldende regler. Styringsretten kan ses på som en «rest-rettighet».

Hvor langt arbeidsgivers styringsrett strekker seg er det ikke så enkelt å definere generelt. Det finnes likevel protokoller mellom partene, rettsavgjørelser og kjennelser fra domstoler, og en mengde faglitteratur som gir rimelig klar anvisning og hjelp til å avklare enkeltsaker. I mange tilfeller vil de sentrale partene kunne bidra med rådgiving som kan hindre at saker kjører seg fast på lokalt plan.

Arbeidsmiljøloven skal sikre arbeidstakerens helse og sikkerhet, og arbeidstakeren og dennes tillitsvalgte skal gis mulighet for å påvirke sin egen arbeidssituasjon og gis mulighet for medvirkning ved planlegging og utforming av arbeidet (aml. § 4-2).

I tjenesteordningene for diakon, kateket og kantor, fastsatt av Kirkemøtet § 3 heter det at arbeidsgiver fastsetter hvilke tjenesteoppgaver som ligger til stillingen, og at diakonen/kateketen/kantoren innenfor disse rammene har selvstendig ansvar for den faglige utførelsen av de arbeidsoppgaver som er tillagt stillingen. Dette innebærer at arbeidsgiver ikke skal behøve å kontrollere eller styre de enkelte faglige vurderinger og valg. Arbeidstakeren må på sin side stå i dialog med arbeidsgiver om arbeidets innhold, rapportere om arbeidet, og stå ansvarlig for hvordan det faglige arbeidet oppfyller fastsatte mål innenfor vedtatte planer og satsingsområder.

Det faglige nivået på tjenestene er søkt kvalitetssikret gjennom de kravene til utdanning/kompetanse som er regulert i tjenesteordningene § 4.

Medbestemmelse er den retten arbeidstakerne, gjennom tillitsvalgte, har til å øve innflytelse på vedtak som fattes i virksomheten.

Reell medbestemmelse vil gi arbeidsgiver et bedre beslutningsgrunnlag, og forankre beslutningene i hele organisasjonen. Arbeidstakernes/de tillitsvalgtes kunnskap om og engasjement for arbeidsplassen vil normalt være en viktig ressurs for arbeidsgiver når beslutninger skal tas. Utgangspunktet er gitt i kirkeloven § 35. Denne bestemmelsen gjelder helt uavhengig av organisasjonstilhørighet.

Kirkeloven § 35, første ledd:
«I tilknytning til kirkelig fellesråd og menighetsråd som utøver arbeidsgiveransvar skal det opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom soknene eller soknet som arbeidsgiver og de tilsatte, med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på annen måte. Utvalget sammensettes av representanter for rådet og representanter valgt av og blant de tilsatte. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for rådet. Rådet velger utvalgets leder og nestleder blant disse.»

Når det i kirkeloven § 35 heter «med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på annen måte», så er dette nettopp ­regulert i Hovedavtalen (HA) § 10 om administrasjonsutvalget.

Når en kirketjener har rett til å ha innflytelse på hvordan han faktisk griper an og løser oppgaven med å åpne en grav, er det med hjemmel i arbeidsmiljøloven kapittel 4. Når kirketjeneren har rett til å ha innflytelse på hvem som blir tilsatt som hans kollega, vil denne medbestemmelsen være kanalisert gjennom den organisasjonen han er medlem av, med hjemmel i formene for medbestemmelse i Hovedavtalen.

Det er viktig å understreke at det heter medbestemmelse. I dette ligger det at arbeidstakerne gjennom sin organisasjon skal ha rett til å ha innflytelse, gi synspunkter og forslag, bli hørt i prosessene. Det er arbeidsgiver som har styringsretten og det tilhørende ansvaret, men arbeidsgiver skal avveie arbeidstakernes syns­punkter mot andre hensyn. Arbeidstakerne er ikke medansvarlige i de vedtak/ beslutninger som arbeidsgiver må svare for i henhold til arbeidsmiljøloven og annet lov- og regelverk.

I dette samspillet må arbeidstakerne akseptere at arbeidsgiver tar beslutninger som kan avvike fra det som arbeidstakeren ønsket. Etter at medbestemmelsen er ivaretatt, og beslutning tatt, skal ikke arbeidstakeren «sabotere» beslutningen. Arbeidsgiver må på sin side bruke sin autoritet på en klok måte, å søke å finne den lempeligste løsning innenfor de rammene som virksomheten har.

Tillitsvalgt er et flertydig begrep. I arbeidslivssammenheng er det to betydninger av ordet som det er vesentlig å skille fra hverandre: Tillitsvalgt etter Hovedavtalen, eller avtaletillitsvalgt er oppnevnt i samsvar med HA § 8, og som har de rettighetene og pliktene som er regulert i HA § 9. Uavhengig av dette kan en arbeidstakerorganisasjon ha tillitsvalgte på den måten organisa­sjonen selv velger det i henhold til egne vedtekter, organisasjonstillitsvalgt. En slik tillitsvalgt vil kunne opptre på vegne av sin organisasjon, eventuelt som fullmektig eller rådgiver for organisasjonens medlemmer, men har ikke fulle rettigheter og plikter etter Hovedavtalen § 9. I tillegg vil en organisert i en virksomhet som kun har én organisert fra vedkommende organisasjon, i visse forhandlinger kunne opptre på egne vegne, uten at dette gir generelle rettigheter som tillitsvalgt, jf. HA § 3-3.

En områdetillitsvalgt eller fellestillitsvalgt er tillitsvalgt etter Hovedavtalen med rettigheter og plikter. En leder i en lokalforening/klubb eller medlem i et fylkesstyre er organisasjonens tillitsvalgt i henhold til organisasjonens vedtekter. Én og samme person kan ha begge rollene.

En arbeidstakerrepresentant er valgt eller utpekt til å representere arbeidstakerne overfor arbeidsgiver i ulike utvalg. En slik representant må være tilsatt i den virksomheten det gjelder, og har en annen rolle enn tillitsvalgt etter HA, som er regulert i § 9.

Selv om en representant i administrasjonsutvalget er oppnevnt fra en arbeidstakerorganisasjon etter forholdstallsprinsippet, skal vedkommende representere alle arbeidstakere ved utøvelse av vervet. Dette er en viktig forutsetning for å oppfylle intensjonen i kirkeloven § 35 som gjelder uavhengig av organisasjonstilhørighet.

Et område i Hovedavtalens forstand utgjøres av flere arbeidsgivere som alle hører til KAs tariffområde, hvor en områdetillitsvalgt har sin funksjon, jf. HA § 8-7. Det er prinsipielt mulig at hver av arbeidstakerorganisasjonene som har partsrett kan ha hvert sitt område med en områdetillitsvalgt. Dette kan gi uoversiktlige forhold å håndtere, og det forutsettes at man lokalt tar ansvar i fellesskap og legger til rette for mest mulig sammenfallende ordninger som har mulighet til å fungere rent praktisk. Det må likevel være mulig å ha ulike ordninger for forskjellige arbeidstaker­organisasjoner, særlig der det er stor forskjell i organisasjonenes medlemstall.

Det vil være ulike måter arbeidstakere/tillitsvalgte og arbeidsgiver kommuniserer på. Når vi fokuserer på den formaliserte kommunikasjonen, er det hensiktsmessig å skille mellom å drøfte og å forhandle. Skillet i begrepsbruken er ikke helt konsekvent brukt i lov- og avtaleverk, og i dagligtale vil presisjonsnivået variere. I begge tilfeller forutsetter partene at resultatet av samtalene dokumenteres i referat eller protokoll, jf. § 9-4 g).

Det er alltid arbeidsgiver som etter samråd med de tillitsvalgte fastsetter tid og sted for møtene, og som leder drøftings- og forhandlingsmøtene. Denne praksisen springer ut av arbeidsgivers styringsrett. Arbeidsgiver har også ansvar for å skrive referat/­protokoll i samsvar med det partene blir enige om.

Ved drøfting, møtes arbeidsgiver og arbeidstaker/tillitsvalgt for å utveksle synspunkter på en sak, med gjensidig informasjon. Hensikten er å gi reell mulighet til å påvirke en beslutning før den tas, for å komme fram til den beste løsningen på en problemstilling eller saksfelt. Begge parter i et arbeidsforhold kan be om å få drøfte ulike saker, men i noen forhold er det hjemlet i lov og avtale at det skal drøftes. Det innkalles skriftlig til formelle drøftingsmøter.

Etter et slikt drøftingsmøte, skal det foreligge et referat som blir en skriftlig dokumentasjon på

• at møtet har vært holdt
• hvor møtet fant sted
• hvem som var til stede
• hvilke temaer som var gjenstand for drøftingen
• konklusjonen

Det bør framkomme i referatet hvilke hovedsynspunkter de enkelte parter hadde i saken. Møteleder/referent bør tilstrebe konsensus om referatets innhold. Partenes underskrifter vil forplikte på referatets innhold. Jo viktigere sakene er for partene, desto mer bør det legges vekt på å få begge partenes underskrift på et omforent innhold.

Det ligger i drøftingen/referatet som form, at en av partene i ettertid tar beslutning i saken, oftest arbeidsgiver. Det er vanlig at referater fra drøftinger ligger som vedlegg i en sak som legges fram til vedtak i et styringsorgan.

Hvordan drøftingsmøter gjennomføres og dokumenteres er avhengig av hvilke saker som drøftes. Ved enkelte mindre forhold vil man naturlig avtale møtetidspunkt muntlig, og referatet vil være noen få linjer på et papir. I større saker, som for eksempel i omorganiseringsprosesser som får større betydning for dem det angår, eller i saker der det er store interessemotsetninger, bør drøftingene gjennomføres og dokumenteres mer omhyggelig. Det er først og fremst arbeidsgiver som må ta ansvar for at møteformene ivaretar felles interesser og står i rimelig forhold til sakenes karakter.

Ved forhandling forutsettes det for det første at det finnes en hjemmel for forhandlingene. Hjemmelen kan finnes både i lov og avtale. Forhandlinger skjer på bakgrunn av at partene er ansett som likeverdige, og at det forutsettes at partene kommer til enighet, eller definerer uenigheten. De vanligste situasjoner for forhandlinger, er:

• ved inngåelse eller fornyelse av lokal særavtale eller sentral tariffavtale (HA, HTA, sentrale særavtaler), jf. HA § 3
• ved rettstvist, jf. HA § 5
• ved lokale lønnsforhandlinger, jf. HTA kapittel 4, pkt 4.1, 4.2 og 4.3, kapittel 3. pkt 3.4, og kapittel 5, pkt 5.2.
• ved avtale om opphør av arbeidsavtale, eller tvist om usaklig oppsigelse, jf. aml. § 17-3.

Resultatet av forhandlingene nedfelles i en protokoll. I tillegg til de punktene som også gjelder for referatet ovenfor, må det i ­protokollen gå tydelig fram hva partene er enige – eller uenige – om, og ha forpliktende underskrift fra alle parter.

Det er en god regel å gjøre ferdig protokollen mens partene sitter i forhandlingsmøtet. Da unngår en all mulig tvil om forhandlingsresultatet i etterhånd.

Når utgangspunktet er at to likeverdige parter skal bli enige om en sak, ligger det i sakens natur at det må eksistere måter å løse situasjonen på, dersom partene ikke blir enige.

Unntak fra hovedregelen om tvisteløsning finnes i HTA kapittel 3, pkt 3.4.1, kapittel 4, pkt 4.3 og i kapittel 5, pkt 5.3. Her gjelder arbeidsgivers siste tilbud selv om partene ikke blir enige om lønnsreguleringen etter forhandlinger.

Det finnes ulike måter partene har avtalt dette på, eller at det er regulert i lov:

• organisatorisk behandling (HTA kapittel 4, pkt 4.1, Særavtale om arbeidstøy, pkt 3)
• sentral eller lokal nemnd (HTA kapittel 4, pkt 4.2, HA § 4)
• arbeidsretten (jf. HA § 5-2)
• voldgift (HTA kapittel 5, pkt 5.2 HA § 4-3)
• arbeidskamp (HA § 6, arbeidstvistloven)
• søksmål (aml. § 17)

Et forhandlingsmøte stiller krav til partene mht stringens og disiplinert gjennomføring. Det er normalt at hver av partene under forhandlingene kan be om særmøte, det vil si trekke seg tilbake for å drøfte en situasjon, et forslag, et krav eller lignende internt mellom den ene parts representanter.

I de følgende feltene finner du veiledning til de enkelte punkter i hovedavtalen.

Merk at det ikke er utarbeidet felles veiledning til de punktene som gjelder bare rettssubjektet Den norske kirke.

Denne delen omtaler forhold som først og fremst har betydning for de sentrale partenes arbeid med tariffavtalene. Bestemmelsene supplerer det som ved lov er regulert om tariffavtaler mv. I tillegg til definisjoner (§ 1), slår avtalen fast hvor og hvor lenge den gjelder (§ 2), og partenes gjensidige rettigheter og plikter knyttet til forhandlinger om særavtaler (§ 3).

Dersom det er aktuelt å inngå lokal særavtale, det vil si en egen tariffavtale som bare gjelder i den enkelte virksomhet, kommer § 3-2 til anvendelse. En lokal særavtale kan ikke være i strid med det som er regulert ved lov eller i sentrale avtaler.

Lokale forhandlinger, § 3-3

At en arbeidstakerorganisasjon kun har ett medlem i virksomheten, utelukker ikke vedkommendes adgang til å la seg representere ved forhandlinger, jf. § 3-3. Denne bestemmelsen er ment til å presisere at i de tilfellene der en organisasjon kun har ett medlem i virksomheten, står denne likevel ikke uten rettigheter når det gjelder lokale forhandlinger om lønn og andre forhold. Arbeidstakeren har i disse tilfellene anledning til å forhandle på egne vegne uten at vedkommende får status som tillitsvalgt ­etter Hovedavtalen.

De sentrale parter ønsker likevel å understreke at hovedregelen er at arbeidstakeren skal være representert av en tillitsvalgt. Avtaleverket er lagt opp til at arbeidstaker skal være representert av andre, særlig gjelder dette der det oppstår tvister.

Tvistenemnder, interessetvister og aksjoner, §§ 4 og 6

Interessetvist kan oppstå ved opprettelse eller fornyelse av tariffavtale. Ved interessetvister i forbindelse med særavtaler, er partene enige om å løse disse tvistene ved lokal eller sentral nemnd. Nærmere om prosedyre og sammensetning av nemndene er regulert i § 4-1 og §4-2. I § 4-3 er det også regulert hvordan en tvist endelig skal løses ved lokale lønnsforhandlinger etter HTA kapittel 4 og 5.

Ved revisjon av Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen vil en interessetvist etter mekling kunne føre til arbeidskonflikt (streik/lockout). I § 6 har partene blitt enige om noen regler om frister for varsling mv. i forbindelse med plassoppsigelse, som kommer i tillegg til bestemmelsene i arbeidstvistloven §§ 16 og 25.

Dersom det for noen arbeidstakerorganisasjon er aktuelt å iverksette sympatiaksjoner, er partene i § 6-5 enige om at det først skal ha vært forhandlinger mellom partene.

Rettstvister, § 5

Rettstvist oppstår etter at en avtale allerede er inngått eller reforhandlet, men hvor det i tariffperioden oppstår uenighet om forståelse eller gyldighet av avtalen. Ved slik uenighet, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Slike forhandlinger skal først foregå lokalt (§ 5-1), eventuelt med bistand av de sentrale parter (§ 5-1, tredje ledd).

Dersom de lokale partene ikke blir enige, kan saken fremmes på sentralt nivå, jf. § 5-2. De sentrale partene kan, hvis de ønsker det, la seg bistå av for eksempel juridiske rådgivere. Hvis ikke partene kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for Arbeidsretten, som avsier bindende dom i saken, jf. arbeidstvistloven kapittel 2.

På lavest mulig nivå
Dersom det oppstår problemer på en arbeidsplass/i en virksomhet, er partene enige om at problemet skal søkes løst på lavest mulig nivå. Dette er viktig av flere grunner:

• Det er de lokale aktørene som «eier» problemet og som også kjenner omgivelsene i vid forstand. En løsning som er utviklet lokalt vil ha sterkere forankring, og forplikte i større grad enn det som blir «påtvunget» utenfra.
• Dersom de sentrale partene kommer for tidlig inn i uoverensstemmelser, kan det bidra til å svekke de lokale partenes ansvar og roller. En sak kan få større oppmerksomhet og prestisje enn den fortjener, og dermed kan posisjonene lett sementeres og vanskeliggjøre en løsning.
• Dette er også et spørsmål om ressurser: Verken KA eller arbeidstakerorganisasjonene sentralt har mulighet til å rykke ut og bistå i alle typer saker.

Det er likevel klart områder hvor de sentrale partene normalt tidlig blir koplet inn som rådgivere og/eller aktører. Særlig gjelder det tvist om fortolkning av en avtaletekst, eller tvist om en konkret arbeidsavtale, for eksempel der oppsigelse er tema.

Hovedavtalen må alltid forstås ut fra det som er formålet slik det er beskrevet i avtalens § 7-1. Det er målet om et godt arbeidsmiljø som står i fokus. Avtalen bygger på respekt for arbeidsgivers rett og plikt til å styre og lede, men også på at gode samarbeidsordninger med deltakelse i beslutningsprosessene er et vilkår for å utvikle et godt arbeidsmiljø. Regler og prosedyrer som er gitt i Hovedavtalen er med på å kvalitetssikre kommunikasjonen, og det er viktig at arbeidsgiver og arbeidstaker har felles grunnleggende oppfatning av hvordan avtalen skal anvendes.

HA § 7-1:
«Formålet med denne avtale er at partene gjennom samarbeid, medbestemmelse og medansvar skal utvikle og opprettholde et godt arbeidsmiljø mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
Partene er enige om at det er av avgjørende betydning for et godt arbeidsmiljø at samarbeidet mellom virksomheten og de tillitsvalgte foregår i rasjonelle og betryggende former.»

Samarbeid, § 7-2
Det er viktig at medbestemmelsesretten både gir arbeids­takerne den nødvendige innflytelse, og at den samtidig er lagt opp effektivt, rasjonelt og tilpasset den enkelte virksom­het. Medbestemmelsesretten inne­­bærer blant annet deltakelse i virksomhetens utviklingsprosesser og medvirkning i dens planarbeid.

Med medvirkning menes at arbeidsgiver løpende må vurdere om de tillitsvalgte skal involveres i det aktuelle planarbeidet, og hva som i så fall er hensiktsmessig arbeidsform på involveringen. I noen tilfeller vil medvirkningen inkludere møtedeltakelse fra et tidlig stadium, andre ganger er det tilstrekkelig å innhente en uttalelse fra de tillitsvalgte underveis eller før en beslutning tas.

Former for medbestemmelse, § 7-3
Medbestemmelse etter Hovedavtalen hviler på to grunn­pilarer: tillitsvalgtordningen, og de tilsattes representasjon i ulike utvalg som tar beslutninger som har betydning for de tilsatte. Disse to formene er grunnleggende ulike og må skilles fra hverandre, selv om kommunikasjonen mange steder i praksis vil kunne flyte over i hverandre.

Tillitsvalgtordningen er regulert i § 9, med både de tillitsvalgtes og virksomhetens (arbeidsgivers) rettigheter og plikter. Tillitsvalgtordningen er eksklusivt knyttet til tilhørighet til en arbeidstakerorganisasjon, hvor den tillitsvalgte representerer og ivaretar interessene for medlemmene i organisasjonen (eventuelt i samarbeid med andre organisasjoner).

Administrasjonsutvalget er i utgangspunktet regulert i kirkeloven § 35, men Hovedavtalen § 10 beskriver sammensetningen av utvalget, og gir nærmere beskrivelse av oppgavene som utvalget har. I tillegg er det ikke uvanlig å ha et lokalt reglement for arbeidet i administrasjonsutvalget.

Arbeidet i arbeidsmiljøutvalg er også i utgangspunktet lovregulert, i aml. § 7-2. HA § 11 presiserer noen oppgaver i utvalget og setter fokus på arbeidsmiljøarbeidet i små virksomheter. Her pekes også på bestemmelser i aml. og ulike forskrifter som regulerer ansvarsfordelingen der det er flere arbeidsgivere representert på samme arbeidsplass (§ 11-3).

Arbeidstakerne skal også som hovedregel være representert i ad hoc-utvalg som «utreder administrative spørsmål» (§ 7-3, annet ledd).

Felles for alle former for representasjon i utvalg, er at de som er valgt/oppnevnt representerer alle de ansatte i virksomheten.

Tilpassing, § 7-4
De forskjellige arbeidsplassene innenfor KAs område har ulike forutsetninger for å gjennomføre de normalordningene som Hovedavtalen beskriver. Ikke minst er mange virksomheter små, og dette får betydning for hvordan Hovedavtalens hovedregler for samarbeid og medbestemmelse kan følges i praksis.

Partene har erkjent dette, og har derfor i § 7-4 åpnet for lokale tilpassinger i den utstrekning det er nødvendig. Det er imidlertid noen vilkår som skal oppfylles:

• grunnleggende hensyn skal ivaretas i samsvar med gjeldende lovgiving og formålsbestemmelsen i § 7-1
• avvikende ordninger forutsetter enighet mellom de lokale parter og skal dokumenteres med protokoll.

I merknaden til § 7-4 viser partene til de forsøkene med alternative organisasjonsmodeller som utprøves en del steder, med hjemmel i kirkeloven § 5 (jf. ramme side 48). I slike tilfeller understreker partene at medbestemmelsen etter HA skal ivaretas ved gjennomføring av slike prosesser, både gjennom tillitsvalgtordningen og representasjon i utvalg. Det må klargjøres tidlig i prosessene hva som er de aktuelle nivåene medbestemmelsen skal ivaretas på, og slik at både etableringen av forsøket, og de eventuelle alternative ordningene ved normal drift i forsøksperioden blir omfattet av de ansattes medbestemmelse i henhold til Hovedavtalens innretning.

Evaluering, § 7-5
De lokale partene skal gjennomføre et årlig evalueringsmøte om avtalen. Dette gir bevissthet rundt de plikter og rettigheter de respektive parter har. Formen på møtet avtales lokalt etter hva som anses hensiktsmessig. Det er naturlig at arbeidsgiver innkaller til møtet, og det forutsettes at det skrives referat.

I denne paragrafen er partene enige om en rekke definisjoner av begreper som er benyttet i Hovedavtalen. I § 8-10 er det tydeliggjort at arbeidstaker-organisasjonen har plikt til å meddele skriftlig til arbeidsgiver hvem som er valgt/oppnevnt som tillitsvalgt i henhold til den tillitsvalgtordningen som partene er enige om, jf. § 9-2 a), første ledd.

Innledning
Hovedavtalen regulerer muligheten for at en arbeidstakerorganisasjon kan utpeke eller velge en av de ansatte til å representere denne organisasjonens medlemmer overfor arbeidsgiver i virksomheten. Forutsatt at den tillitsvalgte er utpekt i samsvar med reglene i Hovedavtalen, får den tillitsvalgte og arbeidsgiver rettigheter og plikter overfor hverandre i samarbeidet om et godt arbeidsmiljø på arbeidsplassen. En grunnleggende gjensidig rettighet og plikt er å ta opp og søke ordnet i minnelighet problemer/klagemål som måtte oppstå på arbeidsplassen. For øvrig må partene kunne ta opp og drøfte alle spørsmål som har betydning for arbeidsplassen og de ansatte.

Å løse ting «i minnelighet» handler like mye om kvalitativ kommunikasjon som om regelverk. Arbeidsgiver og de tillitsvalgte bør derfor bruke tid og oppmerksomhet på å etablere et godt og trygt samtaleklima.

Det ligger også til begge parter å svare på henvendelser «så snart som mulig og uten ugrunnet opphold» (§ 9-1).

Etablering av tillitsvalgtordningen
Det forutsettes at partene skal forhandle om tillitsvalgtordningen i virksomheten (§ 9-2 a)). Dette betyr at ingen av partene kan ensidig bestemme hvordan ordningen skal være, men partene må sette seg ned og bli enige om en ordning. Når partene har blitt enige om en tillitsvalgtordning, skal denne nedfelles skriftlig. Dette gir ryddighet og oversiktelighet for alle parter. Minstekravet til den skriftlige beskrivelsen er antall tillitsvalgte i virksomheten, om det er etablert områdetillitsvalgt, fellestillitsvalgt, hovedtillitsvalgt og/eller utvalg av tillitsvalgte, samt even­tuelle avtalte ordninger for hel eller delvis permisjon for tillitsvalgte.

Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av en prosess for etablering av områdetillitsvalgtordning.

Dersom man ikke har en tillitsvalgtordning fra før, må organisasjonens interesser ved etableringen kunne ivaretas av den nærmeste representant for vedkommende organisasjon, lokalt i kommunen, regionalt eller eventuelt sentralt.

Det normale er at hver aktuell organisasjon har tillitsvalgtordning i hver virksomhet. Dette samsvarer med den grunnleggende tenkningen om tillitsvalgt som bindeledd til virksomhetens ledelse. De sentrale partene har imidlertid erkjent at dette er problematisk å få til i så små virksomheter som mange kirkelige fellesråd er, og har lagt til rette for at en tillitsvalgt kan operere i et område som består av flere virksomheter – områdetillitsvalgt. Forutsetningen er da at alle virksomhetene i området tilhører KAs tariffområde og er omfattet av samme Hovedavtale. Den områdetillitsvalgte får da de samme rettigheter og plikter som en «normal» tillitsvalgt, jf. § 9-3 g).

Dersom partene blir enige om å ha tillitsvalgtordningen over et område, må arbeidsgiverne drøfte og bli enige seg imellom hvilke konsekvenser dette får for ressursbruk og kostnadsfordeling, jf vedlegg 2

Som en konsekvens av dette, må den som skal være tillitsvalgt etter Hovedavtalen i KA-området være ansatt i en virksomhet som er omfattet av denne avtalen. Denne avklaringen bør likevel ikke være til hinder for at representanter fra organisasjonens lokale nivå, for eksempel i kommunen, kan være en ressurs for den tillitsvalgte og bistå i dennes arbeid. En slik ressursperson vil ikke ha de rettigheter og plikter som HA i KAs område regulerer, men representerer likevel en organisasjon som har partsrett og -ansvar overfor KAs medlemmer og kan forplikte organisasjonen. Deltakelse i møter forutsettes avklart mellom partene på forhånd slik at representantene er kjent for partene. Dette er viktig for oppbyggingen av et godt forhandlings- og samarbeidsklima.

Hovedavtalen peker på muligheten for at to eller flere organisasjoner kan ha felles tillitsvalgtordning (jf. §§ 8-6 og 9-2 a)), dersom de ønsker det. Dette kan være en hensiktmessig løsning der det er få personer som er aktuelle til verv som tillitsvalgt.

Det er vedkommende organisasjon som selv velger/utpeker sine tillitsvalgte. Å velge/utpeke hovedtillitsvalgt er først aktuelt i virksomheter som har mer enn én tillitsvalgt fra samme organisasjon. En hovedtillitsvalgts oppgave er å «koordinere og bistå de tillitsvalgte i deres arbeid overfor virksomheten» (§ 8-8), og ivareta den løpende kommunikasjonen overfor den sentrale administrasjonen.

Tillitsvalgtes rettigheter og plikter
Den tillitsvalgtes rettigheter/plikter er omhandlet i § 9-3:

• Rett/plikt til å drøfte/forhandle om lønns- og arbeidsvilkår.
  • Det er et vilkår at disse drøftingene/ forhandlingene har hjemmel i lov/regler/avtale. Alle lokale lønnsforhandlinger etter HTA kapittel 3, pkt 3.4; kapittel 4, pkt 4.1 til 4.3; kapittel 5, pkt 5.2 og 5.3 hører inn her.

Der hvor den tillitsvalgte etter normal ordning ville kunne få i oppgave å representere sin overordnede for eksempel i forhandlinger om lønn etter HTA kapittel 3, pkt 3.4, er partene enige om at det er tjenlig at den tillitsvalgte erstattes av en representant for organisasjonen som kommer utenfra, gjerne fra et annet nivå i organisasjonen, uten at dette betraktes som et brudd på HA.

• Påse at tariffavtaler overholdes.
  • Dette ansvaret er likelydende lagt til både arbeidsgiver og tillitsvalgt.
• Rett til å forplikte sine medlemmer.
  • Ved enkelte anledninger kan det være nødvendig for tillitsvalgt å forplikte sine medlemmer til felles løsninger.
• Ikke tilskynde eller medvirke til ulovlige konflikter.
  • Den såkalte «fredsplikten» er grunnleggende regulert i ­arbeidstvistloven § 8.
• Informere arbeidsgiver om forhold av betydning.
  • En tillitsvalgt vil kunne fange opp mange forhold som angår virksomheten og de tilsatte som det vil være avgjørende at arbeidsgiver får rede på.
• Rett til uttale ved tilsetting mv.
  • De fleste virksomhetene vil ha utviklet og fastsatt sitt eget tilsettingsreglement hvor det framgår hva slags prosedyre som skal følges ved tilsettinger. Uavhengig av hvor tilsettings­ved­taket skjer, skal de tillitsvalgte sikres mulighet til å avgi uttalelse i forbindelse med tilsettingen, før tilsettingsvedtak fattes.
• Tilgang til kontor med nødvendig utstyr, jf. § 9-2 b).
  • For at den tillitsvalgte skal kunne utføre sitt arbeid tilfredsstillende, må arbeidsgiver sørge for at den tillitsvalgte har tilgang til kontor med tidsmessig kontorteknisk utstyr i tråd med virksomhetens standard. Dette betyr ikke nødvendigvis eget kontor, men at det er mulig for den tillitsvalgte å avtale å benytte et kontor, og at kontoret har nødvendig arbeidsverktøy for å kunne ivareta den tillitsvalgtes oppgaver, for eksempel telefon og tilgang til internett.

Ut over de formelle rettigheter/plikter som er regulert i Hovedavtalen, er det viktig at både arbeidsgiver og tillitsvalgte alltid er åpen for uformelt å kunne drøfte løpende saker som angår arbeidsgiver-/arbeidstakerforhold i virksomheten. De tillitsvalgte er en viktig ressurs som bør benyttes.

Arbeidsgivers plikter
Arbeidsgivers plikter er tilsvarende omhandlet i § 9-4:

• Påse at tariffavtaler overholdes.
• Orientere og ta med på råd når det gjelder.
  • Endringer/omstillinger.
    Arbeidsgiver skal «så tidlig som mulig» ta de tillitsvalgte med på råd ved endringer og omstillinger i virksomheten. Det betyr at de tillitsvalgte må bli tatt med i prosessen så tidlig at en har reelle muligheter til å påvirke før endelig vedtak fattes. Det må likevel være mulig for arbeidsgiver å drøfte slike prosesser internt først, for å legge et grunnlag for samtalene med de tillitsvalgte.
  • Informasjonsprosedyrer.
    Omfatter bruk av IT-verktøy som informasjonskanal.
  • Sammensetning av ad hoc-grupper.
    Slike arbeids- og utredningsgrupper er aktuelle i ­forbindelse med endringer og omstruktureringer.
  • Prosedyre ved kunngjøring av nye stillinger.
    Dette kan for eksempel gjelde avveining mellom intern og ekstern utlysing, og utforming av utlysingstekst.
• Orientere om nytilsettinger.
• Samarbeide om tiltak for Inkluderende arbeidsliv.

Arbeidsmiljøloven har i §§ 8-1 og 8-2 reguleringer om at arbeidsgiver har plikt til å «informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte». Bestemmelsen gjelder for virksomheter som sysselsetter minst 50 arbeidstakere. Det er videre adgang til å fravike bestemmelsen ved tariffavtale. HA § 9 er å betrakte som en tariffmessig tilpassing og ivaretar innholdet og intensjonen i arbeidsmiljølovens bestemmelser også for virksomheter med mindre enn 50 ansatte.

Arbeidsformer
Hovedavtalen angir ikke nærmere i detalj hvordan arbeidet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte skal foregå. Det betyr også at det er mulig å utvikle lokale rutiner og tradisjoner som er tilpasset behovet i den enkelte virksomhet. Det anbefales at det utvikles gode rutiner for informasjonsflyt, slik at det er mulig å fange opp mulige utfordringer i forkant. Det vil også kunne være tjenlig å ha regelmessige møter mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte som har til hensikt å drøfte aktuelle forhold uten at de er «meldt» som konkrete saker. Dette må naturligvis avveies mot tids- og ressursbruk i virksomheten.

Mange steder vil stabsmøtet være en viktig arena for informasjonsutveksling og samtale. Hvem som utgjør staben vil variere fra sted til sted, og samtaler på stabsmøtene kan derfor ikke erstatte den kommunikasjonen mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte som Hovedavtalen forutsetter. Mange temaer som blir behandlet i et stabsmøte må derfor sluttføres i andre fora, og det er viktig med et bevisst forhold til hvor de ulike temaer behandles. For eksempel er det ved tvister spesifikke krav til prosessene.

Selv om agendaen i et drøftingsmøte mellom arbeidsgiver og en tillitsvalgt/flere tillitsvalgte ikke inneholder de største og alvorligste sakene, vil det være med på å heve presisjonsnivået hvis det rutinemessig lages et referat fra slike møter, slik at møtet, deltakerne og temaene er dokumentert for de øvrige tilsatte og for ettertiden. Jo viktigere sakene er, desto mer bør det legges vekt på at partene blir enige om et referat eller en protokoll som alle kan kjenne seg igjen i.

Rett til fri fra ordinært arbeid
Hovedavtalen sikrer at den tillitsvalgte («avtaletillitsvalgte») har rett til å utføre sitt arbeid som tillitsvalgt, uten at det kommer i konflikt med forpliktelsene i sitt eget arbeids­forhold (§ 9-5).

Det er to måter dette kan løses på:

9-5 a)
Det gis tjenestefri etter behov for å utføre oppgavene som tillitsvalgt. Oppgavene forutsettes utført til minst mulig ulempe for virksomheten, og fravær må avtales med arbeidsgiver på forhånd så sant det er mulig.

Forholdene skal legges til rette, slik at tillitsvalgte som arbeider på kveld og på søn- og helligdager får samme vilkår som dem som har ordinær dagarbeidstid. Dette vil for eksempel gjelde møter som arbeidsgiver har med tillitsvalgte, og som vanligvis legges til ordinær dagtid. I de tilfeller der tillitsvalgt innkalles av arbeidsgiver til møter som faller utenfor vedkommendes arbeidstid, skal medgått tid kompenseres med timelønn eller avspasering etter avtale mellom partene.

Hovedavtalen sikrer at den tillitsvalgte («avtaletillitsvalgte») har rett til å utføre sitt arbeid som tillitsvalgt, uten at det kommer i konflikt med forpliktelsene i sitt eget arbeids­forhold (§ 9-5).

Denne ordningen skal sikre at det ordinære arbeidet ikke skal være til hinder for å fungere som tillitsvalgt i virksomheten. Det betyr likevel ikke at alt tillitsvalgtarbeid må legges til arbeidstiden, eller at alt tillitsvalgtarbeid er arbeidstid.

9-5 b)
Det gis fast hel eller delvis permisjon for tillitsvalgtarbeid. Normalt vil denne løsningen være mest aktuell i de største fellesrådene. Det vil da være naturlig å avsette faste tider hvor den tillitsvalgte er tilgjengelig både for arbeidsgiver og for medlemmene i den aktuelle organisasjonen. Avtalen forutsetter også at den tillitsvalgte i slike tilfeller får disponere kontor med nødvendig utstyr.

Denne ordningen skal sikre at det ordinære arbeidet ikke skal være til hinder for å fungere som tillitsvalgt i virksomheten. Det betyr likevel ikke at alt tillitsvalgtarbeid må legges til arbeidstiden, eller at alt ­tillitsvalgtarbeid er arbeidstid.

Opplæring
Det er av stor betydning for samarbeid og medbestemmelse at de tillitsvalgte får den nødvendige opplæring. Arbeidsgiver skal legge til rette for at tillitsvalgte får slik opplæring. Ved slik opplæring gis det permisjon med lønn (§ 9-3 h)).

Lønn
Under utøvelsen av vervet, beholder den tillitsvalgte sin lønn inkludert alle faste og variable tillegg (§ 9-6 a)) som om vedkommende hadde vært i vanlig arbeid.

Hovedtillitsvalgt/områdetillitsvalgt/fellestillitsvalgt som er innvilget hel eller delvis permisjon i minst 2 dager pr uke lønnes etter bestemmelsene i HTA1.

(Område)tillitsvalgt – dekning av kostnader
Dersom arbeidet som tillitsvalgt medfører at virksomheten har ­behov for vikar til tjenester eller oppgaver, må arbeidsgiver dekke slike kostnader. I et område kan det ligge til rette for at de arbeidsgiverne som området omfatter utligner slike utgifter seg imellom, jf. § 9-5 a), siste ledd. De berørte arbeidsgivere må innbyrdes gjøre nærmere avtale om dette, jf. også § 9-2 a), tredje ledd.

Kostnader av ulik karakter som er knyttet til den tillitsvalgtes arbeid mot egne medlemmer, «medlemspleie», må dekkes av vedkommende arbeidstakerorganisasjon.

1) HTA 2008-2010 kapittel 3, pkt 3.5: minimum kr 320 000, dog ikke mindre enn det som var gjeldende i vedkommendes opprinnelige stilling.

Reiseutgifter
Der hvor vervet som tillitsvalgt i virksomheten eller området medfører betydelig reisevirksomhet, må arbeidsgiver, eventuelt arbeidsgiverne i et område ta et ansvar for disse kostnadene, jf. § 9-7. Se også vedlegg 2.

Arbeidsgiver er ikke forpliktet til å dekke alle kostnadene ved reiser som tillitsvalgt, men skal fastsette en økonomisk ramme som gjøres kjent for de tillitsvalgte.

Der arbeidsgiver innkaller til møte, skal reisekostnadene dekkes av arbeidsgiver etter satsene i reiseregulativet. Dette kommer i tillegg til den fastsatte økonomiske rammen.

Rett til permisjon
Hovedavtalen regulerer i § 9-10 a) rett til permisjon med lønn for å delta i lokale og sentrale forhandlinger. Ved lokale forhandlinger omfatter permisjonsretten også nødvendige forberedelser.

Avtalen legger også i § 9-10 b) opp til at det skal innvilges permisjon med lønn for at en arbeidstaker skal kunne ivareta et verv i sin arbeidstakerorganisasjons styrende organer. Retten er begrenset til 12 dager pr år, med mindre særskilte forhold tilsier noe annet. Rett til permisjon gjelder tilsvarende for en ansatt som trer inn som varamedlem i et av de nevnte organene.

I § 9-10 c) gis også mulighet for permisjon for å overta tillitsverv på hel- eller deltid, samt å ha stilling som funksjonær i sin organisasjon i inntil 2 år.

Rettighetene i denne paragrafen omfatter også organisasjonstillitsvalgte, det vil si personer som har oppgaver og verv i en organisasjon uten å være tillitsvalgt etter Hovedavtalen. Bestemmelsen begrenser ikke retten til fri for avtaletillitsvalgt i henhold til § 9-5.

Grunnlag
Det er i norsk arbeidsliv en etablert praksis med «bedrifts­demokrati», det vil si at de tilsatte får medvirke i beslutninger som har betydning for de tilsatte. I organisasjoner og private bedrifter løses dette oftest ved at tilsatte har en eller flere plasser i styret eller andre vedtaksføre organer.

I Den norske kirkes lokale organer – tilsvarende som i kommunene – består menighetsråd og fellesråd av demokratisk valgte personer. Kirkeloven er til hinder for at medbestemmelsen kan utøves direkte med plass for ansatte i rådene. (Der hvor det gjøres forsøk med alternativ organisering med hjemmel i kirkeloven § 5, siste ledd, kan også de ansattes direkte plass i styre/råd være en del av forsøket.)

Kirkeloven § 35 regulerer i stedet at det skal opprettes et partssammensatt utvalg, hvor flertallet består av representanter for rådet (arbeidsgiver) (parallell til kommuneloven § 25). Dette utvalget skal behandle saker «som gjelder forholdet mellom soknene eller soknet som arbeidsgiver og de tilsatte». Utvalget kan gis myndighet til å foreta tilsetting eller gjøre vedtak i andre saker som angår virksomhetens personalpolitikk (kirkeloven § 14).

I Hovedavtalen er dette utvalget kalt administrasjonsutvalg (§ 10). Utvalget er et offentligrettslig organ.

Sammensetning
Arbeidsgivers representanter utpekes av fellesrådet, og de skal alltid være i flertall.

Arbeidstakernes representanter, normalt minst 2 personer, og vararepresentanter, utpekes av arbeidstakerorganisasjonene. De som utpekes må være tilsatt i den aktuelle virksomheten. Når de er utpekt, representerer de alle arbeidstakerne i virksomheten, uavhengig av organisasjonstilhørighet (§ 10-1).

Arbeidstakerrepresentantene utpekes etter forholdstallsprinsippet (§ 10-1 c)). Prinsippet forklares best med to eksempler:

I en virksomhet (fellesråd) er de organiserte arbeidstakerne representert i tre foreninger, A, B og C.

Hvis det skal utpekes to arbeidstakerrepresentanter, skal den første utpekes av forening A, som har det største tallet 7,14. Den andre representanten skal utpekes av forening B, som har tallet 5,00 – neste tall i synkende rekke. Hvis utvalget skulle hatt tre arbeidstakerrepresentanter, ville den tredje gått til forening C (3,57), med liten margin til neste tall for forening A (3,33).

I det andre eksemplet vil begge representantene tilfalle forening A (7,86 og 3,67). Først en tredje representant ville tilfalle forening B (3,57). Organisasjonen kan samarbeide om felles representanter dersom det er ønskelig.

Generelt gjelder det for sammensetningen av
administra­sjons­utvalget at det kan gjøres lokale tilpassinger i henhold til § 7-4 dersom partene er enige om det.

Arbeidet i administrasjonsutvalget
Hovedavtalen angir ikke i detalj hva slags saker som utvalget skal behandle, bortsett fra eksemplene som er nevnt i § 10-1 a): personalpolitiske retningslinjer,
reglementer og rutiner, dessuten utviklings- og
omstillings­prosesser. Det forutsettes at utvalget ikke behandler personalsaker, og ikke erstatter administrasjonens rolle i personalforvaltningen.

Det bør utarbeides et lokalt reglement for hvordan utvalget skal arbeide, hvor det også framgår hvilke saker utvalget har beslutningsmyndighet i, og i hvilke saker utvalget skal uttale seg før saken går til vedtak i rådet.

Tilsettinger
Hovedavtalen forutsetter at medbestemmelsen sikres
(§ 10-2) ved tilsettinger.

Det er arbeidsgiver som gjennom sin styringsrett oppretter og nedlegger stillinger. Selve tilsettingen er også et arbeidsgiver­ansvar, men de tilsatte skal ha anledning til å ha innflytelse på hvem som tilsettes i virksomheten. Bestemmelser om tilsetting finnes i Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen, og i ulikt lovverk: kirkeloven, arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven, likestillingsloven, diskrimineringsloven mv. Det er i dette lov- og regelverket likevel ikke gitt detaljerte anvisninger på hvordan tilsettingsprosessen skal være, eller hvordan medbestemmelsen skal ivaretas i detalj. Det er den enkelte virksomhet som selv bestemmer dette. Det bør utarbeides et lokalt tilsettingsreglement. Forslag til reglement er utarbeidet av KA.

Det er viktig at medbestemmelsen sikres i prosessen før tilsettingsvedtaket, inkludert vurderinger om omgjøring av stillinger mv. Slik sikring er i Hovedavtalen ivaretatt ved at arbeidsgiver skal orientere tillitsvalgte om ledige og nyopprettede stillinger (§ 9-4 c)), arbeidsgiver skal som fast ordning sende søkerliste til tillitsvalgte (§ 9-4 d)), og de tillitsvalgte har rett til å uttale seg om tilsettinger (§ 9-3 f)). Det er nødvendig at slike rutiner blir innarbeidet, og at det blir gitt tilstrekkelig tid i saksbehandlingen til at medbestemmelsen får et reelt innhold. Medbestemmelse i de prosessene som her er nevnt, skal ivaretas uavhengig av hvilket organ som foretar tilsettingen.

Dersom administrasjonsutvalget eller andre partssammensatte tilsettingsutvalg foretar tilsetting, kan et mindretall kreve saken brakt inn for fellesrådet for endelig vedtak (§ 10-2, annet ledd). Muligheten er begrenset til der det er uenighet om gjeldende lov- og avtalebestemmelser er fulgt, ikke der uenigheten gjelder valg av søker til en stilling.

Tilpassinger
I små virksomheter vil det ofte være behov for å gjøre tilpassinger til normalordningen mht. administrasjonsutvalgets sammensetning og arbeid. Det kan gjelde antall medlemmer (2+1 i stedet for 3+2), flertallsvalg i stedet for forholdstallsvalg av arbeidstakerrepresentanter og hvilke saker utvalget skal behandle. Alle slike tilpassinger må eventuelt gjøres med grunnlag i § 7-4, jf. kommentarene til dette punktet ovenfor.

Uavhengig av hva slags tilpassinger det er tale om, gjelder kirkeloven § 35 og intensjonen bak denne bestemmelsen.

Arbeidsmiljøutvalg, § 11
Medbestemmelsen knyttet til arbeidsmiljøarbeidet er i utgangspunktet regulert i arbeidsmiljøloven §§ 7-1 og 7-2 om arbeidsmiljøutvalg. Se også forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg for nærmere informasjon. Utvalget skal ha like mange representanter fra arbeidsgiversiden som fra arbeidstakersiden. Lederen for utvalget veksler mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Nærmere bestemmelser om arbeidet bør fastsettes i lokalt reglement.

Der hvor det etter loven ikke opprettes arbeidsmiljøutvalg, det vil si når det er færre enn 20 arbeidstakere i virksomheten, foreslås etablert en arbeidsmiljøgruppe for å ivareta de grunnleggende oppgavene knyttet til arbeidsmiljøarbeidet (§ 11-2).

Ad hoc-utvalg
Hovedavtalen sikrer også at medbestemmelsen ivaretas i arbeidsgrupper eller utvalg med særskilte oppgaver (§ 7-3, annet ledd). Særlig aktuelt kan dette være ved utredning om alternativer ved virksomhetens organisering, herunder innskrenkninger/rasjonaliseringer.

Det er ikke gitt nærmere regler for hvordan medbestemmelsen konkret skal ivaretas, det må fastsettes lokalt. Hensynene i §§ 7-1 og 7-2 må være ivaretatt.

I avtalen er hovedvekten i denne bestemmelsen lagt på likestilling mellom kjønnene, mens veiledningen for oversiktens skyld, og for å understreke ønsket om et mangfoldig arbeidsliv, omtaler et litt videre perspektiv. I denne paragrafen har partene understreket viktigheten av at det lokalt er et fokus på likestilling, likeverd og mangfold på arbeidsplassen. Dersom det på arbeidsplassen er rekruttert arbeidstakere med ulik bakgrunn, kreves det oppfølging både fra arbeidsgiver og fra tillitsvalgte.

Det forutsettes at alle arbeidstakere tross ulik bakgrunn behandles med samme åpenhet og respekt. Det betyr også at det kan stilles krav til alle arbeidstakere på lik linje. Mangfold i kulturell bakgrunn, kjønn, kompetanse, interesser og evner blant de ansatte er en ressurs for arbeidsmiljøet.

Kirkemøtet har gjort flere vedtak som er relevante for å hindre diskriminering og fremme likestilling, bl.a. følgende vedtak:
KM nr 13/06 Inkludering av og tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne
KM 07/07 Tilsetjing og vigsling i Den norske kyrkja av homo­file i partnarskap.
KM 07/09 Kristne innvandrere og menighetene i Norge.
KM 09/12 Likeverd, inkludering og tilrettelegging.
KM 09/14 Den norske kirke og menneskerettighetene

Det vises også til følgende lover:
Likestillingsloven
Diskrimineringsloven om seksuell orientering
Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven
Diskrimineringsloven om etnisitet
Arbeidsmiljøloven – kap 13 Vern mot diskriminering

I Lov om Den norske kirke § 29 er det regulert et generelt krav om medlemskap i Den norske kirke for alle ansatte. Dispensasjon fra dette kravet avgjøres av biskopen, jf. Tjenesteordning for biskoper § 11. Det er i Lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd § 22 gitt et unntak fra medlemskapskravet for ansatte «med arbeidsoppgaver alene knyttet til kirkegård, gravkapell og krematorium».

Etter denne bestemmelsen er det kun tillatt å permittere arbeidstakere ved to forhold:

• når en arbeidskonflikt som omfatter en del av virksomheten medfører at andre arbeidstakere ikke kan få utført arbeidet sitt
• ved ulykker og naturhendelser mv. («force majeure»).

Dette innebærer at det ikke er anledning til å permittere arbeidstakere dersom et kirkelig organ får økonomiske vanskeligheter for eksempel på grunn av reduserte bevilgninger fra kommunen.

Hovedavtalen har lagt til rette som en tilpassingsordning for at en tillitsvalgt etter HA kan dekke et område med flere arbeidsgivere, der hvor man ikke har en ordinær modell for tillitsvalgtordningen (jf. §§ 8-7 og 9-2). Ordningen ivaretar hensynet til både små virksomheter, og organisasjoner med relativt få medlemmer i den enkelte virksomhet. For å få etablert denne ordningen, skal partene forhandle om den, jf. HA § 9-2 a), første ledd. I og med at en slik forhandlingsprosess inkluderer både flere arbeidsgivere som har en selvstendig stilling i forhold til HA, og flere arbeidstakerorganisasjoner med partsrett, kan det by på utfordringer å finne en tjenlig prosedyre. Partene sentralt er enige om å anbefale følgende skisse til framgangsmåte for å komme i gang.

1. Initiativet kan komme både fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden, men partene legger opp til at det er arbeidsgiver som må ta ansvar for å lede og koordinere den aktiviteten som kan lede til etablering av en områdetillitsvalgtordning, jf. HA § 9-2 a), tredje ledd. Erfaringsmessig er det størst sjanse til å lykkes hvis representanter for begge parter kan forberede saken, for eksempel i en arbeidsgruppe. De arbeidsgiverne som har regelmessige møter i kirkevergenettverket i det aktuelle området, bør foreslå to–tre kirkeverger til dette. Disse bør ta kontakt med representanter for de største arbeidstakerorganisasjonene og be om at det oppnevnes to–tre representanter til en forberedende arbeidsgruppe. Etter at arbeidsgruppa er etablert, bør samtlige fellesråd og arbeidstakerorganisasjoner i det aktuelle området tilskrives, med informasjon om initiativet, og med invitasjon til å komme med innspill.

2. Arbeidsgruppa bør arbeide fram noen målsettinger og verdier for tillitsvalgtordningen i området, og ta hensyn til de særlige utfordringene som måtte finnes, for eksempel by/land-problematikk, medlemstall i organisasjonene, geografiske avstander mm. Arbeidsgruppa bør konkludere sitt arbeid i en rapport som inneholder for eksempel

• anbefaling om at partene bidrar til etablering
• forslag til områdets konkrete størrelse (hvor mange og hvilke fellesråd)
• oppgave om hvilke organisasjoner med medlemstall som er oppgitt som ­representert i området
• holdning til og eventuelt forslag om frikjøp
• forholdet til det kommunale tillitsvalgtapparatet
• presisering av rettigheter og plikter etter HA
• hovedoppgavene for en områdetillitsvalgt, for eksempel:
  lokale forhandlinger, dialogpartner vedr utlysing av stillinger, ressurs for ­prosesser i fellesrådene
• avgrensing mot arbeid og representasjon i administrasjonsutvalg
• forslag til hvordan utgifter til reise og vikar mm. skal fordeles
• om opplæring av tillitsvalgt.

Arbeidsgruppas rapport bør sendes til alle berørte arbeids­givere og ­representanter for arbeidstakerorganisasjonene med innkalling til fellesmøte, og med utkast til ­protokoll.

3. Til det tillyste forhandlingsmøtet utpekes en kirkeverge til ordstyrer, og forhandlingene gjennomføres med formålet å få etablert en ordning.

Eksempel på protokoll fra et slikt forhandlingsmøte:

Avtale vedr områdetillitsvalgtordning mellom x (arbeidstakerorganisasjon) og y fellesråd og z fellesråd (osv)

Det etableres en områdetillitsvalgtordning i henhold til Hovedavtalen § 9-2 jf. § 8-7 som omfatter y fellesråds og z ­fellesråds [..] område med virkning fra (dato)

− Det velges/utpekes en områdetillitsvalgt for dette samlede området. Melding om oppnevning sendes skriftlig til alle arbeidsgiverne i området, jf. HA § 8-10. Denne områdetillitsvalgte har alle rettigheter og plikter som tillitsvalgt etter Hovedavtalen for KAs tariffområde.
− Utligning av kostnadene som ordningen påfører den som har områdetillitsvalgt tilsatt i egen virksomhet avtales ­direkte ­mellom arbeidsgiverne.
− Dersom andre fellesråd ønsker å tiltre dette området, må dette godkjennes av de som har undertegnet denne ­avtalen.
− Dersom noen fellesråd ønsker å tre ut av ordningen, må dette ­meldes alle partene i denne avtalen innen 1. november, og uttredelse skjer fra 1. januar påfølgende år.
− (eventuelt om oppsigelse, reforhandling)

(dato)

x (arbeidstakerorganisasjon) (sign)
y fellesråd (s)
z fellesråd (s)

En områdetillitsvalgtordning omfatter flere arbeidsgivere, til forskjell fra den normale ordningen hvor den tillitsvalgte kun arbeider innenfor arbeidsgivers tjenesteområde. Det er derfor nødvendig å avklare mellom arbeidsgiverne hvordan utgifter skal belastes og fordeles. Det er også viktig for de tillitsvalgte å kjenne til hvordan dette er ordnet, for å unngå usikkerhet når den tillitsvalgte skal utføre sine oppgaver.

Reiseutgifter som påløper ved den tillitsvalgtes arbeid med ­medlemskontakt og informasjon overfor egne medlemmer er det som hovedregel arbeidstakerorganisasjonens ansvar å dekke.

Ved den tillitsvalgtes deltakelse i primæroppgaver slik de framkommer av § 9, for eksempel i ulike møter med arbeidsgiver, ligger det et ansvar på arbeidsgiver for å dekke reiseutgifter. Dette vil for eksempel også kunne gjelde ved særskilte forhold ved en av virksomhetene i et område.

HA § 9-7:
«Dersom organiseringen av virksomheten(e) og tillitsvalgtordningen medfører betydelig reisevirksomhet for den tillitsvalgte, skal arbeidsgiver eller arbeidsgiverne i området yte økonomisk bistand til slike reiser innenfor en fastsatt ramme som skal dekke nødvendig reisevirksomhet.

Der arbeidsgiver innkaller til møte, skal reisekostnader dekkes etter satsene i reiseregulativet.»

Dersom utgifter til reisevirksomhet må sies å være betydelig, har arbeidsgiverne et ansvar for å stille til rådighet en økonomi slik at nødvendig reisevirksomhet er mulig for den tillitsvalgte.

Hovedmodellen legger opp til at de aktuelle arbeidsgivere innbetaler en forholdsmessig andel til et reisebudsjett, som blir en ramme som den tillitsvalgte må holde seg innenfor. Arbeidsgiver skal uansett dekke reisekostnadene til de møtene arbeidsgiver har innkalt til, og det er da naturlig at den arbeidsgiver som innkaller til møte dekker kostnadene til det samme møtet.