Håndbok for lokallag

Velkommen som ny lokallagsleder i PF! Takk for at du har tatt på deg dette vervet for og blant våre medlemmer.
Her er noen ting vi vi vil minne deg på i oppstarten:

• Meld fra at det nå er deg som er tillitsvalgt på din arbeidsplass. Disse skal ha beskjed:
  • Medlemmene. Oppdaterte medlemslister får du ved å henvende deg til sekretariatet.
  • Arbeidsgiver. Normalt nærmeste overordnete, eller annen etter anvisning fra arbeidsgiver.
  • PF ved sekretariatet og det aktuelle stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.
• Pass på å få god overlapping med din forgjenger.
• Les denne håndboken nøye og gjør deg kjent med prest.no
• Les deg opp på avtaleverket som gjelder ditt tariffområde. Dette finner du under «Arbeidsvilkår».
• Du kan også sjekke om det ligger noe mer som er nyttig for deg på området som heter «Informasjon til tillitsvalgte».
• Forvalter lokallaget egen økonomi? Sjekk med kasserer om det er nødvendig med endring av kontaktinfo eller flytting av konto.

Du er foreningens viktigste ressurs. Ikke nøl med å ta kontakt med sekretariatet, stiftsstyret/tariffutvalget/fagutvalget eller sentralstyret. Vi er her for deg – sammen tar vi vare på Presteforeningens medlemmer.

Hvem hører til i lokallaget? Jf.  PFs lover § 5

Medlemmer tilsatt i Den norske kirke (rettssubjektet) tilhører enten

a. Lokallaget i prostiet der de har tjenestedistrikt, eller
b. Lokallaget for proster i et bispedømme, eller
c. Lokallaget på bispedømmekontoret der de arbeider, eller
d. Lokallaget i Kirkerådet

Lokallag for andre medlemmer

a. Det kan opprettes lokallag for yrkesaktive medlemmer tilsatt utenfor Den norske kirke (rettssubjektet). Slike lokallag har tilknytning til arbeidsplassen/tilsettingsforholdet, men kan også inkludere flere arbeidsgivere (f.eks et lokallag på tvers av flere fellesråd).

b. På hvert studiested der det er studentmedlemmer, kan det etableres et lokallag for studenter.

c. Pensjonistene kan danne lokallag for pensjonistmedlemmer.

Har du lyst til å starte et lokallag på din arbeidsplass? Ta kontakt med sekretariatet for tips og råd. Deretter vil Sentralstyret godkjenne nytt lokallag.

Lokallagets oppgaver, jf. PFs lover § 5

a. Avholder møte minst en gang hvert halvår – alle medlemmer innkalles.
b. Velger leder og styre – leder og inntil to medlemmer.
c. Avgir høringsuttalelser i saker forelagt fra stiftsstyrer, tariffutvalg, fagutvalg, Sentralstyret eller Representantskapet – lokallagene er en viktig lyttepost for foreningen!
d. Behandler andre saker forelagt av stiftsstyrer, tariffutvalg, fagutvalg, Sentralstyret eller Representantskapet.
e. Behandler saker av lokal interesse – her kan medlemmene melde inn sine saker.
f. Forvalter egen økonomi – det er valgfritt for lokallaget å ha en lokallagskasse. Les mer om dette under «Økonomi i lokallaget».
g. Kan fungere som studieenhet – husk at dere kan få kursstøtte fra AKS. Les mer om dette under «Studiearbeid».

Lokallagsstyret består av leder og inntil to medlemmer som velges av og blant lokallagets medlemmer, for to år av gangen.

Styrets oppgaver (jf.PFs lover § 6)
a. Forestår lagets virksomhet og forbereder årsmøtet.
b. Ivaretar forhandlinger og medbestemmelse etter gjeldende lov og avtaleverk.

For å kunne gjøre en best mulig jobb som styre er det viktig at dere setter dere inn i avtaleverket som setter rammer for oppgaven deres. Se mer om dette under «Avtaler og rammeverk for tillitsvalgtarbeidet». Det er også viktig at dere kjenner til de lovene og avtalene som har betydning for deres medlemmer.

Lokallagsstyret er dessuten den organisatoriske linken mellom medlemmene og Presteforeningens sentrale organer.

Se også punktene
– «Lokallagsstyrets oppgaver på arbeidsplassen»
– «Lokallagsstyrets oppgaver i Presteforeningen»

På arbeidsplassen har lokallagsstyret ansvar i to retninger. Kontakt med og støtte for medlemmene, og møter og dialog med arbeidsgiver. Når styret møter arbeidsgiver i kontaktmøter taler de på vegne av alle medlemmene.

I møte med arbeidsgiver
Samspillet med arbeidsgiver er regulert av Hovedavtalen for hvert tariffområde.

• Kontaktmøter/medbestemmelsesmøter – normalt skal det være minst to kontaktmøter per semester. Her møtes arbeidsgiver og tillitsvalgte for å informere hverandre om aktuelle saker, og drøfte temaer som angår de ansatte.
  Les mer under «Kontaktmøter».
• Ad hoc-møter, løpende dialog. Siden det kan gå lang tid mellom kontaktmøtene er det også viktig at partene har løpende dialog om det som angår de ansatte. Dersom dialogen resulterer i en drøfting eller enighet vil det være nyttig å få skriftliggjort dette i et referat, og evt. løfte saken inn i et formelt kontaktmøte.
• Studiearbeid – De ansattes mulighet for etter- og videreutdanning er et viktig tema for PFs medlemmer og dermed for lokalagsstyrets dialog med arbeidsgiver. På prostinivå og enkelte andre steder drives også studiearbeid på arbeidsplassen. Husk da på at det er mulig å få studiestøtte gjennom Akademisk studieforbund (AKS). Forutsetningen er at PFs lokallag står som arrangør. Les mer under «Studiearbeid».

I møte med medlemmer

• Lokallagsmøter – styret er ansvarlig for at det avholdes minst ett lokallagsmøte i semesteret. Det er et viktig kontaktpunkt med medlemmene!
• Støtte til enkeltmedlemmer – når enkeltmedlemmer har behov for bistand er lokallagsstyret det naturlige første kontaktpunktet. Som tillitsvalgte på arbeidsplassen kan styremedlemmene for eksempel være bisittere i møte med arbeidsgiver, eller rette krav og forespørsler til arbeidsgiver på vegne av medlemmet.
• Lytte til det som rører seg lokalt – og melde fra til arbeidsgiver, og videre i PF når det er saker som er av allmenn interesse.
• Verve nye medlemmer – ta kontakt når dere får en ny kollega og hør om vedkommende er eller ønsker å bli medlem av PF.
• Samarbeid med vernetjenesten – Se mer om dette under «Forholdet mellom tillitsvalgte og vernetjenesten»

Leder i lokallaget er kontaktpersonen som både stiftsstyret og PF sentralt henvender seg til når de vil ha kontakt med lokallaget.
Det er derfor viktig at det meldes inn, både til det aktuelle stiftsstyret, tariffutvalget eller fagutvalget og til sekretariatet når det skjer endringer i sammensetningen av lokallagsstyret.

Lokallagsstyrets oppgaver i PFs organisasjon er

• Bistå medlemmer. Når et medlem trenger assistanse er det viktig at de tillitsvalgte hjelper til med å sette vedkommende i kontakt med rette instans.
• Holde seg oppdatert på den informasjonen som kommer fra andre organer i PF eller sekretariatet. Gjør dere kjent med prest.no og aktuelt avtaleverk for deres område. Les informasjonsbrev og andre eposter som kommer fra PF sentralt og aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.
• Holde styremøter, og sende møtereferatet til aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.
• Arrangere møter for lokallaget minst en gang hvert halvår. Sørge for at det føres referat fra dette og sende dette til aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.
• Rekruttere medlemmer. For at PF skal fortsette å være en sterk organisasjon, trengs det mange medlemmer. Lokallaget oppfordres til å drive aktiv rekruttering av nye medlemmer.
• Arrangere årsmøte. Sørge for at det føres protokoll og at denne sendes til aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.
• Ha kontakt med aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg om aktuelle saker.
• Delta på stiftsårsmøte/årsmøte i tariffutvalget. Dette møtet er for alle medlemmer, men det er særlig viktig at lokallagsleder/styret deltar.
• Avgi høringsuttalelser i saker forelagt av aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.

Lokallagsleder eller annen representant for lokallaget er delegat til generalforsamlingen. Styret er ansvarlig for at lokallaget forbereder sakene til GF, slik at delegaten vet hva resten av medlemmene i lokallaget mener. Lokallaget har også mulighet til å å melde saker til GF.

Leder i lokallaget inviteres til kurs/tillitsvalgtopplæring på ulike arenaer i løpet av året. Det kan være felleskurs i samarbeid med arbeidsgiver, eller kurs i PFs regi. Kursene kan også finne sted i tilknytning til andre møtepunkter (f.eks. årsmøte). Det forventes at lokallagsleder deltar på kurs når disse tilbys, så langt det lar seg gjøre. Følg med på informasjon fra aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg og PF sentralt.
Din kompetanse som tillitsvalgt er nøkkelen til godt arbeid for og blant Presteforeningens medlemmer.

Referater og arkivering

Det skal føres referat fra møter i lokallaget, lokallagsstyret og årsmøtet. Disse referatene sendes til aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg.

Referat fra kontaktmøter prostinivå skal også sendes til stiftsstyret.

Det er en fordel å ta vare på dokumenter elektronisk, gjerne også kommunikasjon med arbeidsgiver. Dette kan f.eks. lagres i en egen mappe slik at det er enkelt å overføre til ny lokallagsleder.

I mappen kan det også lagres ressurser som sendes ut fra PF i forbindelse med kurs eller annet. Nyhetsbrev fra PF er ikke nødvendig å arkivere, alt innholdet i disse vil finnes på prest.no

Ved skifte av tillitsvalgte

Etter at lokallaget har valgt styre, skal arbeidsgiver og Presteforeningen ha beskjed om hvem som har gått ut av verv og hvem som er valgt.
Presteforeningen ønsker at slik beskjed gis både til aktuelt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg og til sekretariatet.

Medlemslister

Oppdaterte medlemslister kan fås ved å henvende seg til sekretariatet. Slike lister er personsensitiv informasjon som må lagres forsvarlig og slettes jevnlig.

Medlemsrekruttering

Ta kontakt med nytilsatte kolleger for å høre om de er eller ønsker å bli medlem i Presteforeningen.

Årsmøtet forberedes av lokallagsstyret og behandler følgende saker:

• Årsmelding fra styret
• Regnskap, dersom lokallaget har egen økonomi (se forøvrig eget punkt om økonomi i lokallaget lenger ned)
• Behandle innkomne saker fra medlemmene
• Velge leder, nestleder og eventuelle øvrige styremedlemmer

Som tillitsvalgt opptrer du i en rolle og representerer andre enn deg selv personlig. Du representerer medlemmene i enkeltsaker og kollektive saker. Du har også et ansvar knyttet til det kollegiale fellesskapet medlemmene imellom.

Vi har samlet noen tips og råd som kan være nyttige:

• Vær varsom med å synse om forhold du ikke kjenner godt nok, og spiss argumentasjonen din inn mot hva det er dekning for i lov- og avtaleverk.
• Vær seriøs, saklig og konstruktiv, samtidig som du ved behov må si tydelig ifra om uheldige forhold.
• Husk at formen ting sies og gjøres på har mye å si for samarbeidsklima og mulighetene for å nå frem med argumentasjonen din. I personalkonflikter er det spesielt viktig ikke å gå for bombastisk ut. Dette låser lett en konflikt og kan bidra til at det blir vanskelig å nå en forsoning. Søk gjerne råd hos stiftsstyreleder/leder i tariffutvalg eller arbeidslivsavdelingen i Presteforeningens sekretariat før du går inn i denne typen konflikter.
• Sørg for at henvendelser og viktige ting blir skrevet ned slik at forholdet er dokumentert for fremtiden.
• Kunnskap er makt! Tenk gjennom andre parters/motparts behov og ønsker. Hva vil komme av krav og argumentasjon? Hvordan kan du svare saklig på dette og eventuelt ha konstruktive motforslag eller alternativ? Bygg allianser og tenk konsekvenser før du handler!
• Vit hva du selv ønsker å oppnå, og hvilke alternativer du kan se deg fornøyd med.
• Forberedelse er alfa og omega! Still alltid så godt forberedt som mulig og ikke gå inn i noe du ikke føler du har kontroll på konsekvensene av. Be om betenkning eller svarfrist på vanskelige spørsmål.  For ting som må tas stilling til der og da, kan du be om en liten pause hvor du kan diskutere spørsmålet internt eller ringe andre som kan bidra med råd og veiledning, for eksempel arbeidslivsavdelingen i sekretariatet.

Noen ganger har medlemmer behov for å ha med seg en bisitter i møte med arbeidsgiver. Det kan være fint å ha med seg et ekstra par med øyner og ører, og det kan derfor være lurt å minne arbeidsgiver på at det er helt normalt å ha med seg en bisitter også på mindre komplekse saker. Ofte vil bisitterrollen derfor nettopp være det, du lytter til det som blir sagt og følger med på reaksjonene i rommet. Slik kan du hjelpe medlemmet til å forstå situasjonen, arbeidsgivers reaksjoner og innspill, og mulige løsninger på saken.

Andre ganger kan det være saker av mer alvorlig karakter gjerne knyttet til arbeidsmiljøutfordringer/personalsaker. I disse tilfellene er det viktig å være ryddig på roller, og bidra til at nødvendig dokumentasjon legges fram fra begge parter.

Her har vi samlet noen råd til deg som skal være bisitter:

Forberedelser
Uansett hva slags sak det er bør du sørge for å ha et formøte med medlemmet for å finnet ut hva problemet er. Det er medlemmet som eier problemet, men du skal være støttespiller. Hvis det er nødvendig å sjekke ut med andre rundt fakta og påstander som framsettes er det viktig at du har avklart med medlemmet om du kan få fritak fra taushetsplikten knyttet til det du har fått vite.

Før møte med arbeidsgiver
Skaff deg best mulig oversikt over sakens faktum. Be om sakens dokumenter fra arbeidsgiver eller andre, og be om å få oversikt over de saksbehandlingsregler/rutiner som foreligger. Hvis arbeidsgiver ikke kan/vil hjelpe deg med dette kan du ta kontakt med sekretariatet.

Lag en handlingsplan sammen med medlemmet. Hvordan skal dere opptre? Hva ønsker dere å oppnå? Hva tror dere arbeidsgiver er ute etter? Finnes det en mellomløsning som dere kan akseptere? Fordel hvem som sier hva mellom deg og medlemmet, og gjør vedkommende trygg på at du er der for ham/henne.

Meld deg inn til arbeidsgiver som bisitter for medlemmet og be om å bli holdt underrettet. Påse at innkallinger til møter har dagsorden.

Selv om det er fristende å håpe på gode løsninger, skal du aldri love medlemmet «gull og grønne skoger». Som bisitter har du også en viktig jobb med å realitetsorientere medlemmet, samtidig som du selvsagt skal holde arbeidsgiver fast i plikter og krav som følger av lov og avtaleverk.

Under møtet
Det er viktig å opptre saklig og etterrettelig i møtet. Derfor kan det ofte være lurt å lytte først og prate etterpå. Få respekt for at du ikke er part i saken men innehar en ivaretakende rolle. Ikke finn deg i hersketeknikker eller la arbeidsgiver styre deg. Sett også grenser overfor medlemmet.

Påse at man i møtet holder seg til dagsorden. Det er alltid lov å stoppe opp og spørre om hva som skjer. Ta gjerne også pauser sammen med medlemmet, der dere går ut av rommet og oppsummerer hva som har skjedd så langt. Det kan også være en god idé å ta en pause, dersom det begynner å bli dårlig stemning.

Du skal også være vaktbikkje om nødvendig. Det betyr at du skal ansvarliggjøre arbeidsgiver ved behov. Følg med på at eventuell kritikk som framsettes er faktabasert og ikke ryktebasert. Etterspør dokumentasjon når du synes at denne mangler.

Den du er bisitter for har rett til å gi kontradiksjon på framsatte påstander/kritikk. Kontradiksjon tilsier at man på forhånd har fått innsyn i saksdokumenter. Det er altså ikke godt nok å få opplysningene i møte og så måtte svare uten tid til forberedelse. Dersom dette skjer bør dere be om tid til forberedelser og eventuelt et nytt møte.

Som bisitter har du også muligheten til å være konstruktiv. Du kan se etter alternative løsninger der ingen taper ansikt, og skape handlingsrom om mulig. Prøv å unngå at det låser seg eller går prestisje i posisjoner.

Du kan også ta ned risiko bl.a. ved å få medlemmet til å ta berettiget kritikk. Fremhev det positive og ta på alvor den kritikk (forutsatt saklig) som reises.

Sett av nok tid både før, under og etter møtet. Og husk sjelesorgsdelen som ligger i at medlemmet har en å støtte seg til.

Ved avslutning av møtet
Sørg for at det føres referat/protokoll fra møtet. Normalt er det arbeidsgiver som skriver denne. Husk at medlemmet skal få denne til gjennomlesning før den kan aksepteres som dokumentasjon fra møtet. Partene eier sine egne standpunkt og det er viktig at det du og medlemmet mener er vesentlige innspill og konklusjoner i møtet kommer med i referatet.

Pass også på at det avtales videre saksfremdrift i saken

Husk at du alltid kan ta kontakt med arbeidslivsavdelingen i PFs sekretariat for råd. Samarbeid mellom tillitsvalgt og sekretariat er fullt mulig i krevende saker!

Bruk dine sterke sider og søk hjelp ved behov
Lykke til!

Det er ikke uvanlig at konflikt og uenighet oppstår på en arbeidsplass. I seg selv er dette ikke nødvendigvis et onde, noe uenighet og frustrasjon er naturlig og kan ofte bidra til positive endringer og faglig utvikling.

Når en konflikt utvikler seg fra å handle om en sak til å bli et personlig problem mellom to eller flere arbeidstakere, evt. arbeidstaker og leder, kan den bli skadelig. Slike konflikter må håndteres.

Det er arbeidsgivers ansvar å se til at konflikten håndteres slik at alle arbeidstakere kan ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, men som tillitsvalgt kan du spille en viktig rolle som støttespiller for medlemmet som er del av en konflikt.  Enhver arbeidstaker som er del av en konflikt har plikt til å bidra til å finne en løsning på konflikten. Som tillitsvalgt kan du bidra til å legge forholdene til rette slik at partene ser egen rolle, rettigheter og plikter.

Dersom du som tillitsvalgt blir kjent med konflikter bør du melde fra til arbeidsgiver. I tillegg kan det være greit å vite om ulike tilgjengelige ressurser:

1. Ta gjerne kontakt med tillitsvalgt på neste nivå eller Presteforeningens sekretariat for å ha et sted å lufte problemer, mulige handlingsrom og løsningsforslag.
2. Se gjerne nettressurser fra for eksempel Idebanken.org, en informasjonstjeneste om inkluderende arbeidsliv.
3. Undersøk om din virksomhet har interne rutiner eller andre ressurser for konflikthåndtering. I Den norske kirke (rettssubjektet) finnes blant annet denne rutinen for konflikthåndtering.

Tillitsvalgtarbeidet bygger på avtaler som er inngått sentralt på ditt tariffområde og lokalt/regionalt i din virksomhet. Avtalene skal følges av begge parter, dvs både arbeidsgiver og arbeidstaker/arbeidstakers tillitsvalgte.

Hovedavtalen (HA) regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Den setter rammer for medbestemmelsen og hvilke rettigheter og vilkår som gjelder for deg som tillitsvalgt.
For Dnk (rettssubjektet) er det også inngått tilpasningsavtale for medbestemmelsen på ulike nivåer i virksomheten.

Hovedtariffavtalen (HTA)/landsoverenskomst inneholder bestemmelser som lønn og diverse tillegg (f.eks. kvelds- og helgetillegg) og ytelser, samt noen andre arbeidsvilkår.

Særavtaler om ulike bestemmelser og arbeidsvilkår kan inngås innenfor et tariffområde eller i en virksomhet. Slike særavtaler er hjemlet i HA/HTA og underordnet disse. En særavtale kan altså ikke gå på tvers av bestemmelser i HA eller HTA. Særavtaler gjelder for de arbeidstakergruppene som er nærmere bestemt i avtalen.

Du finner både HA, HTA og evt særavtaler for ditt tariffområde under kategorien «Arbeidsvilkår» på prest.no

Ufravikelighet
Tariffavtalene er ufravikelige. Det vil si at det ikke er mulighet for å avtale seg bort fra bestemmelsene i den tariffavtalen man er bundet av, verken til gunst eller skade for arbeidstakeren.

Dersom tariffavtalen skal kunne fravikes, må den selv gi grunnlag for dette. Den kan for eksempel ha oppstilt minimumsbestemmelser for arbeidstakerne. Tariffavtalen tillater da fravikelse til gunst for arbeidstakeren (men fremdeles ikke fravikelse til skade for arbeidstakeren).

Bestemmelser om tillitsvalgtes rettigheter finnes i hovedavtalene for hvert tariffområde. På alle områdene hvor Presteforeningen er part i tariffavtalen (stat, Spekter, Virke, KA, KS og Oslo kommune) er det avtalefestet rettigheter som sikrer tillitsvalgtes arbeidsvilkår. Rettighetene har vesentlige fellestrekk, men er ikke helt like. Alle detaljene vil derfor ikke komme frem i denne håndboken, og vi oppfordrer lokallagsstyrene til å lese i hovedavtalen for sitt område for å gjøre seg bedre kjent med sine rettigheter. Du finner avtaleverk for ditt tariffområde her.

Lokal tilpasning
Hovedavtalene legger til grunn at samarbeidet mellom partene og formene for medbestemmelsene skal tilpasses lokalt. Partene har ansvar for å finne hensiktsmessige former og rutiner for informasjon, drøfting og forhandlinger, samt fastlegge frekvens for sine møtepunkter. Vi anbefaler sterkt at det jobbes bevisst med den lokale tilpasningen og samarbeidet. All erfaring tilsier at godt arbeid med dette virker forebyggende og skaper slitestyrke i forhold til uenigheter og vanskelige situasjoner som senere kan komme til å oppstå.

Vervet som tillitsvalgt
Hovedavtalene har bestemmelser om representasjon, valg av tillitsvalgte og antall tillitsvalgte. For å påberope seg rettigheter som tillitsvalgt må man være valgt som dette i henhold til reglene i hovedavtalene. Vervet som tillitsvalgt fremheves i hovedavtalen i staten som et nødvendig ledd i demokratiseringen av arbeidslivet. Det å være tillitsvalgt skal ifølge avtalen likestilles med vanlig arbeid og vektlegges i videre tjeneste og karriere. Selv om dette ikke kommer like eksplisitt til uttrykk i alle de ulike hovedavtalene, må det helt klart legges til grunn at dette er noe partene på alle tariffområder slutter opp om.

Rett til tid til å utføre arbeidet
Innenfor alle våre tariffområder slår hovedavtalene fast at det skal gis nødvendig tid til å utføre arbeidet som tillitsvalgt. Med litt ulike ord uttrykkes det at det skal gis tjenestefri med lønn for å skjøtte vervet. Utgangspunktet er altså at tillitsvalgtes oppgaver skal utføres i arbeidstiden, hvilket også er en klar anerkjennelse av arbeidet.

Rett til fri for å delta i møter i organisasjonen
Ut over behovet for tjenestefri på arbeidsstedet for å ivareta oppgavene som tillitsvalgt, er det behov for å delta på møter i organisasjonen og andre organisasjonsfaglige aktiviteter. Hovedavtalen i staten og Tilleggsavtalen til Hovedavtalen i KA for Dnk(r) hjemler rett til fri med lønn for møter i styrende organer i tillitsvalgtes forbund og organisasjonsfaglige kurs, og uten noen begrensning i antall dager det gis lønnet fri.

Rett til fri er i hovedsak også hjemlet i hovedavtalene i Spekter, KS, Virke og KA, men antall dager der det gis lønn er her helt eller delvis begrenset til 12 dager (noe varierende ut fra typen aktivitet/møte).

Felles for alle avtalene er at slik permisjon ikke kan nektes uten «tvingende grunn». Det er med andre ord slik at det faktisk kan oppstå situasjoner der fraværet vil ha alvorlige eller driftsforstyrrende konsekvenser i den grad at arbeidsgiver har rett til å si nei, men det skal mye til.

Et godt råd knytter seg til planleggingen av aktivitetene som tillitsvalgt: Husk å søke fri i god tid, da har arbeidsgiver mulighet til å områ seg, og om nødvendig skaffe vikar. Dette reduserer sjansen for at det oppstår tvingende årsaker som kan lede til avslag på søknaden.

Avtaler om frikjøp
Arbeidet som tillitsvalgt kan være så omfattende at det er nødvendig med helt eller delvis fritak fra ordinært arbeid. Innenfor store områder åpner hovedavtalen i staten og tilleggsavtalen i KA for å etablere ordninger med frikjøp. Avtaler om dette kommer i stand etter drøftelser mellom partene som et ledd i tilpasningen av medbestemmelsen.
For Dnk(r) er slike frikjøpsordninger etablert for leder og nestleder i sentralstyret (hovedtillitsvalgte i virksomheten) og en del av stiftsstyrelederne.

Også i de øvrige tariffområdene kan det inngås avtale om frikjøp eller avtaler om den tid som skal benyttes til tillitsvalgtarbeide og som det ytes lønn for. Hovedavtalene uttrykker dette noe ulikt, men uansett må det finne sted en lokal tilpasning basert på en konkret vurdering. Enkelte av avtalene, for eksempel hovedavtalen med Virke, sier at tiden som skal benyttes til tillitsvalgtarbeid, må avpasses arbeidets omfang. Dette er ganske selvsagt, men like fullt noe en kan bli uenige om. Rådet er derfor å ta dette opp i tide for å få til fornuftige avtaler eller omforente ordninger.

Lokallagsarbeid vil sjeldent eller aldri være så omfattende at det vil være aktuelt med frikjøp.

Kontor og utstyr
Hovedavtalen i KA fastslår at tillitsvalgte skal ha tilgang til kontor med tidsmessig kontorteknisk utstyr i tråd med virksomhetens standard. Slike bestemmelser finner vi også i de andre hovedavtalene, men med litt ulik utforming. Dersom Presteforeningens tillitsvalgte har behov for kontorteknisk utstyr som omtalt her, er det fornuftig å ta også dette opp i anledning den lokale tilpasningen av medbestemmelsesordningen.

Uenighet?
Hovedinntrykket i Presteforeningen er at tillitsvalgtarbeidet fungerer godt innenfor rammer preget av gjensidig respekt og med høy grad av anerkjennelse. Det hender vi får henvendelser på grunn av uoverensstemmelser som angår særlig tidsbruken for tillitsvalgte, men spørsmålene har i hovedsak funnet sin omforente løsning. Dersom dere ikke greier å komme til enighet lokalt, anbefaler vi at Presteforeningen sentralt kontaktes for bistand.

Som tillitsvalgt er du en av Presteforeningens viktigste ressurser! Vi ønsker derfor å gi deg det du trenger av støtte for å skjøtte vervet på en god måte. Det gjør vi hovedsaklig gjennom fire kanaler:

Informasjon – Vi legger ut informasjon som gjelder ditt område på prest.no. Det finnes også en felleskategori med informasjon vi tror er spesielt nyttig for tillitsvalgte. Den heter «Informasjon til tillitsvalgte» og du finner den nest øverst på forsiden av prest.no. I tillegg sendes det epost til medlemmer og tillitsvalgte når nye og viktige endringer skjer.
Kursing – Vi er i ferd med å legge om kurstilbudet til lokallagsledere. Dette vil være i utvikling gjennom 2018. Kurs tilbys på flere arenaer: Det kan være felleskurs i samarbeid med arbeidsgiver, eller kurs i PFs regi. Kursene kan også finne sted i tilknytning til andre møtepunkter (f.eks. årsmøte) eller elektronisk. Det forventes at lokallagsleder deltar på kurs når disse tilbys, så langt det lar seg gjøre.
Sekretariatet – Vi er her for deg. Er det noe du lurer på, vil vi veldig gjerne høre fra deg. Vi kan gi deg råd i forbindelse med konkrete spørsmål eller enkeltsaker, og hjelpe deg å finne fram i jungelen av lov og avtaleverk.

Kontakt med ditt stiftsstyre/tariffutvalg/fagutvalg er også en viktig arena for å hente støtte og råd som lokal tillitsvalgt.

Arbeidstakerne har rett til medbestemmelse på arbeidsplassen, denne retten utøves som regel av de tillitsvalgte. Medbestemmelsen begrenses av arbeidsgivers styringsrett, styringsretten er et ulovfestet prinsipp som uttrykker at arbeidsgiver har rett til å lede og fordele arbeidet. Arbeidsgivers styringsrett begrenses på sin side av medbestemmelsesordningene.

Medbestemmelse handler om retten til å delta i beslutninger som berører de ansattes arbeidssituasjon.  Medbestemmelsen innebærer i praksis at arbeidsgiver må lytte til de ansatte før de utøver sin myndighet og fatter avgjørelser som får betydning for de ansatte. Medbestemmelse i arbeidslivet kan skje gjennom gjensidig informasjon, drøftinger og til en viss grad forhandlinger.

Informasjon handler om at arbeidsgiver og de tillitsvalgte gjensidig informerer hverandre som saker som har betydning for virksomheten.

Drøfting handler om at arbeidsgiver og de tillitsvalgte samtaler om aktuelle saker som har betydning for virksomheten og de ansatte, og hjelper hverandre til gjensidig belysning av tematikken. Arbeidsgiver skal legge vekt på de tillitsvalgtes syn på saken når de senere skal fatte et vedtak, men kan vedta noe som går på tvers av dette (jf. styringsretten). Dersom drøftingen fører til enighet mellom partene bør arbeidsgiver ikke gjennomføre en annen beslutning uten å ta saken opp til drøfting på nytt. Det samme gjelder hvis arbeidsgiver kommer fram til en løsning som ikke er drøftet med de tillitsvalgte.

Forhandlinger handler om at partene skal komme til enighet om en sak. Det vil normalt dreie seg om en avtale eller lignende, som gjensidig forplikter partene.

Hovedavtalen for det aktuelle tariffområdet inneholder nærmere bestemmelser om konkrete saker som det skal informeres, drøftes eller forhandles om. Du finner avtaleverket for ditt tariffområde under «Arbeidsvilkår» her.

De tillitsvalgte skal motta informasjon og bli tatt med i drøftingen av saker på et så tidlig tidspunkt at deres innspill reelt sett kan inngå i beslutningsgrunnlaget.

Partene i staten utviklet i 2010 et hefte kalt «Samarbeidskompetanse og medbestemmelse» dette er nyttig lesning for alle tillitsvalgte, uavhengig av tariffområde.

Medbestemmelse i Den norske kirke (rettssubjektet)

Fordi Dnk(r) er en landsdekkende virksomhet med flere ulike enheter og nivåer er det inngått en tilpasningsavtale til Hovedavtalen for medbestemmelsen.

Presteforeningens medbestemmelse i Dnk(r) utøves  på tre nivå: nasjonalt nivå, regionalt nivå og lokalt nivå. Kirkerådets direktør møter sentrale tillitsvalgte; biskopen og stiftsdirektøren møter stiftsstyret; og prosten møter lokallagsstyret/stiftsdirektøren møter kontortillitsvalgte.

I følge Hovedavtalen og tilpasningsavtalen har tillitsvalgte på alle nivå rett på informasjon og drøfting gjennom kontaktmøte minst to ganger per halvår og ellers når en av partene ber om det.

Eksempler på saker som hører til i kontaktmøtet på forskjellige nivå (ikke uttømmende):

Sentralt nivå (sentralstyret – Kirkerådet):

• særavtaler for virksomheten
• administrative bestemmelser og rutiner for virksomheten
• personalreglement
• budsjett og regnskap for Dnk(r)
• sentrale lønnsoppgjør

Regionalt nivå (stiftsstyre-biskop):

• prostigrenser
• endringer i kirkelig betjening og instruks for stillinger
• opprettelse og nedleggelse av stillinger
• utlysning av stillinger
• omstillingsprosesser
• bispedømmets budsjett og regnskap
• lokale lønnsforhandlinger

Lokalt nivå (lokallagstyre-prost):

• arbeidsplaner og vikarspørsmål
• budsjett/regnskap velferdsmidler
• studiearbeid
• kompetanseutvikling i prostiet
• HMS-saker
• kontorforhold

Gjensidig informasjon skjer skriftlig og muntlig i god tid fra sak til sak, og gjennom kontaktmøter etter nærmere avtale mellom arbeidsgiverparten og de tillitsvalgte.

De tillitsvalgte skal til enhver tid ha adgang til å gjøre seg kjent med dokumenter vedrørende aktuelle saker som omfattes av medbestemmelsesretten. De tillitsvalgte på lokalt nivå skal gis anledning til å bruke kontorteknisk utstyr, som kopieringsmaskiner, datautstyr og interne distribusjonskanaler for den informasjon de finner nødvendig å gi medlemmene.

De tillitsvalgte skal motta informasjon og bli tatt med i drøftingen av saker på et så tidlig tidspunkt at deres innspill reelt sett kan inngå i beslutningsgrunnlaget.

Fra arbeidsgiversiden møter prosten og eventuelt prostesekretæren. Fra Presteforeningen møter 1-3 personer fra lokallagsstyret.

Rutine for lokale kontaktmøter
Det sentrale kontaktmøtet i rDnk har vedtatt en rutine for lokale kontaktmøter som gjelder for alle prostier og bispedømmekontor. Denne forplikter partene på prostinivå. Be gjerne om at rutinen settes opp som sak på et kontaktmøte, slik at dere har en omforent forståelse av innholdet. Dette er særlig viktig når det er ny prost eller ny tillitsvalgt.

Hvor ofte skal det være møte?
Det skal være kontaktmøte minst to ganger per halvår og ellers når en av partene ber om det, jf. tilpasningsavtalen § 5 og rutinen for lokalt kontaktmøte.

Hva skal skje på kontaktmøtet?
På kontaktmøtet gir arbeidsgiver og de tillitsvalgte hverandre gjensidig informasjon og drøfter saker som vedrører de ansatte og virksomheten. Saker som det skal informeres om eller drøftes er nærmere bestemt i Hovedavtalens § 9-4-2. Se også rutinen for lokalt kontaktmøte.

Arbeidsplaner
Et viktig tema for kontaktmøter i prostiet er arbeidsplaner og arbeidsfordeling. Det følger av arbeidsmiljøloven § 10-3 og Hovedavtalen § 9-4-2 at arbeidsplaner skal drøftes med de tillitsvalgte. De sentrale partene (KA og Presteforeningen) er enige om at det ikke primært er den enkelte prestens plan som bør drøftes, men fellesspørsmål i tjenestedistriktet som f.eks om arbeidsbelastningen er rimelig fordelt, om ordningene for avvikling av ferie og permisjoner er gode osv. Andre testspørsmål kan være om det er rom i planen for nødvendige forberedelser, og om det er tatt hensyn til reisetid ut fra lokale forhold. Dette er likevel ikke til hinder for at man kan gå inn i enkelt planer, og rutinen for lokalt kontaktmøte fastslår at tillitsvalgte har rett til innsyn i alle arbeidsplanene.

Dersom det ikke oppnås enighet om arbeidsplaner i prostiet, skal saken avgjøres av biskopen etter ny drøfting på bispedømmenivå. Referat fra den lokale drøftingen skal i tilfelle følge saken.

Les mer om drøfting av arbeidsplaner i denne artikkelen.

Avtaleverket om arbeidstid her:Alt om arbeidstid for prester i Dnk».

Økonomi/budsjett
På kontaktmøtet skal prosten informere om økonomisituasjonen i prostiet. Dere skal drøfte bruk av velferdsmidler og evt. prostemidler.

Tilsettinger/avskjed
De tillitsvalgte skal også få informasjon om hvem som skal slutte og hvem som er tilsatt i ledig stilling.

Dersom en ubesatt stilling skal omgjøres eller ny stilling skal opprettes skal dette også drøftes med de tillitsvalgte.

Andre saker
Andre saker som en av partene mener har betydning for de ansattes arbeidssituasjon skal også drøftes, når en av partene ber om det.

Les også mer om hvordan ulike saker er fordelt mellom de ulike medbestemmelsesnivåene i denne håndbokens kapittel om «Medbestemmelse og tillitsvalgtordning i Dnk (rettssubjektet)».

Saksliste og referat
Arbeidsgiver skal sette opp en saksliste for kontaktmøtene, slik at de tillitsvalgte kan forberede seg til møtet. De tillitsvalgte kan melde inn saker til sakslisten. Drøftinger skal forberedes og gjennomføres slik at de tillitsvalgte får reell medbestemmelse. Det innebærer bl.a. at drøftingene må være godt forberedt, ved at de tillitsvalgte får innkalling og andre dokumenter i rimelig tid før drøftingen gjennomføres.

Det skal også føres referat fra kontaktmøtet. Vanligvis er det arbeidsgiver som gjør dette. Referatet skal sendes til møtets deltakere for godkjenning. Det er viktig at de tillitsvalgte leser forslaget til referat nøye og er sikre på at deres synspunkter blir riktig referert. Partene eier sine egne utsagn, og du har rett til å be om at det blir korrigert dersom du mener du er feilsitert eller innholdet ikke kommer tydelig fram. Referatet sendes til lokallagets medlemmer og stiftsstyret.

Årshjul
Det kan være lurt å sette opp et årshjul for kontaktmøtene og hva som skal tas opp på de ulike møtene. Her er noen eksempler på slike årshjul:

• Hamar bispedømmes forslag til årshjul for lokalt kontaktmøte
• Årshjul for arbeidsplanlegging Sogn prosti

Årlig evaluering av samarbeidet
Det nasjonale kontaktmøtet har vedtatt en rutine for evalueringsmøter om hovedavtalen. Dette innebærer at partene lokalt, regionalt og nasjonalt årlig skal sette opp som sak på et kontaktmøte «Hvordan fungerer samarbeid, medbestemmelse og medansvar her hos oss?»
Referat fra evalueringen skal sendes til kontaktmøtet på nivå over (prosti rapporterer til bispedømme)

• Rutine for evalueringsmøte (trenger ikke være eget møte, kan være sak på ordinært kontaktmøte)
• Sjekkliste til bruk i evalueringen

Det er hjemlet medbestemmelsesordninger i alle hovedavtalene som Presteforeningen er part i (stat, Spekter, Virke, KA, KS og Oslo kommune). Hovedavtalene har bestemmelser om informasjon, drøfting og forhandlinger. De lokale partene må tilpasse samhandlingen til de konkretet forholdene og virksomhetens størrelse.

Vi anbefaler strekt at de tillitsvalgte arbeider for å sette medbestemmelsen i et system med faste møtepunkt. Gjensidig informasjon skjer skriftlig og muntlig i god tid fra sak til sak, og gjennom kontaktmøter etter nærmere avtale mellom arbeidsgiverparten og de tillitsvalgte. Under forhandlinger skal det være stemmelikhet på arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden.

De tillitsvalgte skal på ethvert tidspunkt ha adgang til å gjøre seg kjent med dokumenter vedrørende aktuelle saker som omfattes av medbestemmelsesretten. De tillitsvalgte på lokalt nivå skal gis anledning til å bruke kontortekniske utstyr, som kopieringsmaskiner, datautstyr og interne distribusjonskanaler for den informasjon de finner nødvendig å gi medlemmene.

De tillitsvalgte skal motta informasjon og bli tatt med i drøftingen av saker på et så tidlig tidspunkt at deres innspill reelt sett kan inngå i beslutningsgrunnlaget.

Du finner kontaktinformasjon til tariffutvalg for Spekter, Virke og Feltprestkorpset her, og fagutvalg for tilsatte i fellesråd og menighetsråd her.

Tillitsvalgtes representasjon ved tilsettinger skjer gjennom de ordninger og på det nivå som gjelder i den enkelt virksomhet.

I Dnk(r) oppnevner den arbeidstakerorganisasjonen som organiserer flest prester i bispedømmet ett medlem med personlig vara til innstillingsrådet. Dette vil normalt være en fra Presteforeningens stiftsstyre. Representanten fra arbeidstakerorganisasjonen ivaretar likevel interessene til samtlige søkere. Foruten representanten fra arbeidstakerorganisasjonen, består innstillingsrådet av vedkommende prost, stiftsdirektøren (eller den stiftsdirektøren delegerer til) og en representant for menighetsrådet. Prosten er leder av innstillingsrådet (jf. Personalreglementet for ansatte i Den norske kirke § 8).

Innstillingen avgjøres i møte eller ved at prosten gir skriftlig forslag til innstilling, som sendes til de øvrige medlemmene av innstillingsrådet. Dersom et av medlemmene er uenig i prostens innstilling eller ønsker at innstillingen skal avgjøres i møte, skal det sammenkalles til møte i innstillingsrådet (jf Personalreglementet § 15).

I andre tariffområder gjelder ikke personalreglementet, da dette er Dnk(r)s virksomhetsreglement. Det er likevel ikke uvanlig at det finnes ordninger hvor tillitsvalgte kan komme til orde i forbindelse med tilsetting. I noen tariffområder er dette hjemlet i tariffavtale.

Intervju
I Dnk(r) gjennomfører innstillingsrådet intervju av de søkerne som synes best kvalifisert til stillingen. Biskopen avgjør i samråd med bispedømmerådet hvem som skal innkalles til intervju. Medlemmene av innstillingsrådet kan dessuten kreve at det gjennomføres intervju med andre kvalifiserte søkere (jf. Personalreglementet § 11)
Lokallaget har ingen formell rolle ved intervju eller utvelgelse av kandidater.

Kvalifikasjonsprinsippet
Den norske kirke legger kvalifikasjonsprinsippet til grunn ved tilsetting. Det framgår bl.a. av Personalreglementets § 19: Den best kvalifiserte søkeren skal tilsettes i ledig stilling (…) Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen.

Arbeidsavtale
Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Arbeidsgiver er forpliktet til å utforme et utkast til arbeidsavtale. Arbeidstakeren har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen representant både ved utarbeidelse og ved endringer i arbeidsavtalen. Arbeidsavtale av menighetsprester ansatt i Dnk(r) blir inngått på bispedømmenivå og skjer som oftest ved tilsetting. Minstekrav til hva som skal stå i arbeidsavtalen finnes i arbeidsmiljøloven § 14-6.

Når en prest som allerede er i en stilling blir tillagt nye arbeidsoppgaver av vesentlig omfang, må stillingsbeskrivelsen endres. Når endringen skjer ved at en oppgave flyttes fra én prest til en annen, eller ved at nye oppgaver blir tillagt prestetjenesten i prostiet, er det naturlig at dette først tas opp i lokalt kontaktmøte for drøfting.
Les mer om arbeidsavtaler her.

Stillingsbeskrivelse
Arbeidsgiver skal fastsette en stillingsbeskrivelse for hver enkelt stilling. Det er vanlig at dette skjer i samråd med den som innehar stillingen. I utgangspunktet har lokallagsstyret ingen medbestemmelse i forbindelse med slike stillingsbeskrivelser. Men det er naturlig at lokallagsstyret ved leder bistår prester som ønsker det i forbindelse med utarbeiding av stillingsbeskrivelsen.

Tjenestebolig
Dersom stillingen er lyst ut med tilbud om bolig er det viktig at søkeren gjør seg kjent med vilkårene som knytter seg til boligen, og at det gis mulighet for befaring av boligen.
Les mer om å søke stilling med bolig her.

Fastsetting av lønn skjer først ved tilsetting i stillingen, og deretter gjennom lønnsforhandlinger. Mange av PFs medlemmer er også plassert i en ansiennitetsstige som gir automatisk opprykk etter et gitt antall år. Den som er eller skal bli ansatt i Den norske kirke (rettssubjektet) kan lese mer om lønnsplassering her.

Hvem forhandler lønnen?
Lønnsforhandlinger skjer på to nivåer:
– Sentralt gjennom hovedoppgjør knyttet til forhandlinger om hovedtariffavtalene.
– Lokalt i den enkelte virksomhet etter nærmere bestemmelser gitt i hovedtariffavtalen for det aktuelle området.

I Dnk(r) er det stiftsstyrene som tar seg av de lokale forhandlingene på vegne av Presteforeningen.

I de øvrige virksomhetene og tariffområdene er det de lokale tillitsvalgte på hver enkelt arbeidsplass som tar seg av lokale forhandlinger. På arbeidsplasser med få Presteforenings-medlemmer, kan man samarbeide med tillitsvalgte fra andre Unio-forbund, og for eksempel avtale at disse skal forhandle lønn også for Presteforeningens medlemmer. Det motsatte kan også være tilfelle: At en tillitsvalgt eller et medlem fra en annen fagforening (fortrinnsvis fra foreninger som er medlem av Unio) spør om Presteforeningens tillitsvalgte kan forhandle lønn også for dem.

Det er viktig å være obs på at man normalt ikke kan forhandle sin egen lønn selv ved lokale forhandlinger. På arbeidsplasser hvor Presteforeningen kun har ett medlem, er altså den beste løsningen å alliere seg med et annet forbund for å få noen til å forhandle for seg.

Hovedavtalen i KA har et unntak fra denne regelen: §3-3 Lokale forhandlinger. «At en arbeidstakerorganisasjon kun har ett medlem i virksomheten, utelater ikke vedkommendes adgang til å la seg representere ved forhandlinger.» Dette vil f.eks. kunne gjelde medlemmer ansatt i fellesråd eller menighetsråd. I veilederen til hovedavtalen står det følgende: «(…)en organisert i en virksomhet som kun har én organisert fra vedkommende organisasjon, [vil] i visse forhandlinger kunne opptre på egne vegne(…)»

Presteforeningen holder hvert år kurs for tillitsvalgte som skal være involvert i lokale forhandlinger. På disse kursene vil det være god anledning til å ta kontakt med de ansatte i Presteforeningens sekretariat for å få svar på spørsmål omkring lokale forhandlinger.

Trenger du litt input til arbeidsmiljøarbeid? Sjekk ut disse ressursene

• E-læringskurs (1 time)
  Unio-forbundene har sammen med Arbeidstilsynet utviklet et e-læringskurs om hvordan tillitsvalgte kan bidra til godt arbeidsmiljøarbeid. Kurset er oversiktlig og gir god og kunnskapsbasert innføring. Det tar ca 1 time å gjennomføre.
• Arbeidsmiljøportalen
  Det finnes også nyttige ressurser på Arbeidsmiljøportalen. Arbeidsmiljøportalen er et samarbeid mellom Arbeidstilsynet, NAV, Petroleumstilsynet(PTIL) og Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI). Portalen formidler informasjon om effektivt forebyggende arbeidsmiljøarbeid til bransjer, sektorer og virksomheter.

Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter

Arbeidsgiver er forpliktet etter arbeidsmiljøloven å sørge for at alle arbeidstakere har et trygt og forsvarlig arbeidsmiljø.

Alle arbeidstakere har, i følge formålsparagrafen i arbeidsmiljøloven, rett til en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

Alle arbeidstakere har også rett og plikt til å medvirke til gjennomføringen av HMS-tiltak og delta i det organiserte vernearbeidet på arbeidsplassen.

Arbeidstaker skal derfor aktivt medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Det betyr bl.a.:

• Dersom en arbeidstaker blir oppmerksom på feil eller mangler han/hun ikke selv kan rette opp, skal man straks melde fra om dette til arbeidsgiver.
• Arbeidstaker skal gi beskjed til arbeidsgiver eller verneombudet så snart han/hun får kjennskap til trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Her har tillitsvalgte en særlig viktig oppgave.
• Arbeidstaker skal si fra til arbeidsgiver dersom han/hun blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener skyldes arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen.
• Arbeidstaker skal medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner når han/hun er helt eller delvis borte fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende og delta i dialogmøte ved sykefravær etter innkalling fra arbeidsgiver.
• Arbeidstaker skal delta i forebyggende og undersøkende HMS-arbeid, f.eks. stabsutvikling eller arbeidsplassundersøkelser.

Varslingsrutiner og HMS-håndbøker
Alle virksomheter/arbeidsplasser skal ha rutiner for avviksmelding og varslingsrutiner. Det bør også finnes konflikthåndteringsrutiner. Slike rutiner er normalt å finne på virksomhetens intranett, f.eks. Kirkebakken (intranett.kirken.no)

Tillitsvalgte bør også gjøre seg kjent med virksomhetens HMS-håndbok og personalhåndbok. For Dnk(r) ligger også disse på Kirkebakken (intranett) og i Aditro. Man kan også benytte mobil-appen Simployer. På prostinivå vil normalt både HMS-håndbok for bispedømmet og fellesrådet inneholde aktuelle bestemmelser.

Den tillitsvalgte bør også kjenne til ulike rutiner som inngår i HMS-håndbok og personalhåndbok, f.eks.

• Rutine for avvikshåndtering
• Rutine for varsling
• Rutine for konflikthåndtering

Samordningsavtale
Der hvor to eller flere arbeidsgivere har arbeidstakere på samme arbeidsplass skal det utarbeides avtaler som samordner HMS-ansvaret mellom de to arbeidsgiverne. Dette gjelder f.eks mellom fellesråd og bispedømmeråd.
Som lokal tillitsvalgt bør du undersøke hvordan slik avtale ser ut på din arbeidsplass.

Arbeidsmiljøutvalg
En viktig arena for medvirkning i det organiserte arbeidet for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er arbeidsmiljøutvalget. Alle virksomheter som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstaker skal ha et arbeidsmiljøutvalg. Når virksomheten har flere enheter kan det opprettes underutvalg under arbeidsmiljøutvalget, slik det er gjort i Dnk(r) med et nasjonalt arbeidsmiljøutvalg og flere regionale arbeidsmiljøutvalg på bispedømmekontorene/Kirkerådets sekretariat.
Se også arbeidsmiljøloven kap 7 og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning.

En nyttig forskrift for arbeidet med å fremme systematisk HMS-arbeid i virksomheten er Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften).

Du kan lese mer om HMS-arbeid og arbeidsmiljø på Arbeidstilsynets hjemmesider.

Prester i Den norske kirke har gjennom ordinasjonsløftet forpliktet seg til å sette av nødvendig tid til studium og personlig fornyelse.

Noen av arbeidsgiverne legger godt til rette for etter- og videreutdanning, mens det andre steder er vanskelig å få økonomisk støtte og permisjon fra arbeidsgiver.

I Dnk(r) er det bispemøtet som styrer etter- og videreutdanningen. Det betyr at prosten har tatt over for PFs lokallag når det gjelder administrering og gjennomføring av studiearbeid. Valg av felles studieopplegg i prostiet skal likevel skje i samråd med de tillitsvalgte.

Dersom PFs lokallag formelt står som arrangør eller medarrangør, kan det søkes studiestøtte gjennom Akademisk studieforbund (AKS). Det kan søkes om AKS-midler både til faste tekstgjennomganger, studieturer og annet studieopplegg. Les mer om AKS her.

Presteforeningens fagavdeling og sentrale tillitsvalgte er sterkt involvert i utvikling av videreutdanningstilbudet. Kursene lyses ut av bispemøtet, vanligvis to ganger i året med søknadsfrist 15.mars og 15.september. Les mer om søknadsprosedyre på bispemøtets hjemmeside her.

Presteforeningen tilbyr også stipender i noen sammenhenger. Det er bl.a. frie internasjonale stipend som skal benyttes til formål som på ulike måter bidrar til at impulser fra andre kirker beriker pastoralteologi/pastoral praksis i Norge. Det kan dreie seg om studieopphold, studiereiser, utvekslingspromgram o.l Dessuten konferansestipend som lyses ut med ujevne mellomrom.

Ta gjerne kontakt med fagavdelingen i sekretariatet for mer informasjon om etter- og videreutdanning.

Lokallaget forvalter egen økonomi. Det gis ingen grunnstøtte fra PF sentralt til lokallagene, men utgifter til kurs og møter for tillitsvalgte i regi av PF dekkes etter regning. Utgifter knyttet til møter med arbeidsgiver dekkes av arbeidsgiver. Noen lokallag har en egen liten kontingent (dette er helt valgfritt og må bestemmes av årsmøtet lokalt), og ellers er det evt. studiestøtte fra Akademisk studieforbund som vil være aktuell inntekt.

Bankene krever at alle bankkontoer er knyttet til enten et personnummer eller et foretaksnummer. Formelt vil det mest korrekte være å registrere lokallaget i Enhetsregisteret (Brønnøysund-registrene). Dette krever en del papirarbeid og kan fremstå som noe byråkratisk. I fall man velger denne løsningen må lokallaget vedta egne vedtekter, til dette har PFs sekretariat utarbeidet en mal som skal benyttes. Ved spørsmål til denne ta kontakt med sekretariatet.

Alternativet er at kasserer knytter kontoen til sitt eget personnummer. Kasserer må da ha ryddige rutiner slik at ingen tvil foreligger om hva som er lagets midler og konto, og hva som er kassererens egne midler og konti. Ved bytte av kasserer må også kontoen overføres til ny kasserer og knyttes til vedkommendes personnummer.

Dersom kasserer knytter lokallagets konto til eget personnummer er det viktig å være oppmerksom ved innlevering av selvangivelsen. Innskudd og renteinntekt på lagets konto strykes fra selvangivelsen og det lages en note som forklarer at dette er midler som tilhører prostilaget. Beløpet vil da bli strøket ut.

Reiser til møte med arbeidsgiver

Reiser til møter innkalt av arbeidsgiver dekkes av arbeidsgiver etter gjeldende økonomisk-administrative rutiner. Dette kan f.eks. være kontaktmøter eller møter hvor man er bisitter for medlem, eller felles kursing med arbeidsgiver.

Reiser til møte/kurs i regi av PF

Presteforeningen dekker reise til møter og kurs som vi arrangerer. Dette kan f.eks. være årsmøter (når de ikke ligger i tilknytning til arbeidsgiverarrangement), kurs for lokallagsledere og andre samlinger. Her finner du informasjon om hvordan du sender reiseregning.

Her finner du lenker til andre sider på prest.no med nyttig informasjon.

Aktuelt lovverk
Samleside på prest.no for:
Bl.a. arbeidsmiljølov, likestillings- og diskrimineringslov, ferielov, arbeidstvistlov, forvaltningslov.

Avtaler
Hovedavtalen, hovedtariffavtalen og særavtaler for ditt tariffområde finner du via siden «Arbeidsvilkår» på prest.no.

Tilsetting og ansettelsesforhold
Samleside på prest.no for saker som har med tilsetting- og ansettelsesforhold å gjøre.

Pensjon
Samleside på prest.no med artikler om pensjon.

Presteforeningens lover og sentrale dokumenter
De til enhver tid gjeldende lovene for PF finner du i kategorien Foreningens lover og sentrale dokumenter. Her finner du også strategi- og handlingsplan for inneværende periode.

Hva er streik?
Streik er et lovlig virkemiddel som arbeidstakerne kan bruke for å sette makt på bak kravene i forhandlinger. Det er et veldig dramatisk virkemiddel, og brukes bare når det anses strengt nødvendig. Definisjonen på streik ifølge arbeidstvistloven er hel eller delvis arbeidsstans. Arbeidstakere som er i streik legger altså ned arbeidet. Det er bare sentralt nivå i fagforeningen eller hovedsammenslutningen som kan avgjøre om man skal gå til streik eller ikke. Det kan ikke avgjøres av tillitsvalgte på lokalt nivå, verken at det skal streikes eller at man skal boikotte streiken.

Formålet med en streik er å tvinge fram en løsning i et tariffoppgjør. Streik kan derfor kun benyttes i forbindelse med tariffoppgjørene, resten av året er det fredsplikt. Unntaket er såkalte politiske demonstrasjonsstreiker, som normalt bare varer noen timer.

Hvem er det som streiker?
En streik i kirken vil i praksis innebære at noen av medlemmene streiker på vegne av fellesskapet.
Det er ikke det enkelte medlem som selv bestemmer om vedkommende vil gå i streik eller ikke. Planer om når og hvor det eventuelt skal streikes eller hvem som blir tatt ut i streik, er konfidensiell informasjon.

Det kan være belastende å være i streik, det er derfor viktig at fellesskapet viser respekt for de streikende og gir de streikende god støtte. Dersom du ikke er tatt ut i streik kan du f.eks. delta på arrangementer som synliggjør streiken, eller du kan gi din støtte gjennom sosiale medier eller på annen måte. Det er særlig viktig at tillitsvalgt bidrar med slik støtte.

Streikebryteri
Ingen kan overta arbeidsoppgavene til medlemmer som er i streik. Det kan heller ikke nærmeste leder. Dette er å anse som streikebryteri.

Hva er mine oppgaver som lokal tillitsvalgt før/under en streik?
Som lokal tillitsvalgt vil din viktigste oppgave bli å være støttespiller for kolleger som er tatt ut i streik, og bidra til at spørsmål og problemstillinger blir rettet til riktig instans. Normalt vil en telefon eller epost til sekretariatet raskt gi deg svar.

Tillitsvalgte som skal være involvert i arbeidet med planlegging og gjennomføring av en eventuell streik blir kontaktet direkte.

Dersom du oppdager at det foregår streikebryteri, skal du kontakte sekretariatet med en gang.

Streik betyr at Presteforeningen er i konflikt
Dersom det er brudd i forhandlingene og Presteforeningen er i streik skal alle formelle kontaktpunkter for medbestemmelse med arbeidsgiver opphøre i det aktuelle tariffområdet. Det betyr f.eks. at hvis det er brudd i forhandlingene og prester i Oslo bispedømme er tatt ut i streik, skal det ikke gjennomføres kontaktmøter i prostiene andre steder i landet. På andre tariffområder går medbestemmelsen som normalt.

Hvordan avsluttes en streik?
Målet med en streik er å få arbeidsgiver tilbake til forhandlingsbordet. Dersom partene gjenopptar forhandlingene, eller dersom regjeringen griper inn med tvungen lønnsnemnd, vil streiken bli avsluttet umiddelbart.

Her kan du åpne et organisasjonskart over PF.

Presteforeningen er medlem av Unio, landets nest største hovedorganisasjon for arbeidstakere. Unio har som målsetting å være den hovedorganisasjonen som best ivaretar universitets- og høgskoleutdannedes interesser ved å arbeide for høyere verdsetting av kunnskap, forskning, kompetanse og ansvar.

De øvrige fagforeningene som er medlem i Unio er Utdanningsforbundet, Norsk Sykepleierforbund, Forskerforbundet, Politiets fellesforbund, Norsk fysioterapeutforbund, Det norske maskinistforbund, Akademikerforbundet, Norsk Ergoterapeutforbund, Norsk Radiografforbund, Bibliotekarforbundet, Norsk tannpleierforening, Skatterevisornes Forening og Det norske Diakonforbund .

Hvis du jobber på en arbeidsplass med flere Unio-forbund kan det være aktuelt å ha en egen Unio-tillitsvalgt som opptrer på vegne av flere av forbundene.

Ordningen med verneombud er hjemlet i arbeidsmiljøloven (kap 6). Loven gjelder for hele arbeidslivet og slår fast at arbeidsgiver har hovedansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Loven bestemmer at det skal velges verneombud i virksomheter som går inn under loven, likevel slik at der det er mindre enn 10 ansatte så kan partene skriftlig avtale en annen ordning.

Dersom arbeidet i virksomheten er delt i ulike områder, kan det velges et verneombud for hvert område. I så fall skal det også være et hovedverneombud for hele virksomheten. For Dnk(r) er dette organisert slik at det finnes et nasjonalt hovedverneombud på landsplan og et hovedverneombud i hvert bispedømme. Det er også vanlig å ha et verneombud i hvert prosti. Denne bør ikke samtidig være lokal tillitsvalgt i prostiet.

For ansatte i andre tariffområder skal det også velges verneombud, med mindre virksomheten har mindre enn 10 ansatte og skriftlig har avtalt en annen ordning. Vi anbefaler at lokallagsstyret setter seg inn i hvem som er verneombud i virksomhetene hvor lokallaget har medlemmer.

Verneombudets oppgaver er nedfelt i loven som sier at verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Dette er detaljert i loven og supplert i forskrifter til denne. Arbeidsmiljøet handler både om fysiske og psykiske faktorer. En viktig oppgave for verneombudet er å påse at virksomheten er innrettet og drevet slik at de ansatte ikke utsettes for helserisiko av noen art. Dette betyr at verneombudet blant annet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Der det er opprettet arbeidsmiljøutvalg sitter verneombudet i dette.

Verneombudet skal straks varsle arbeidsgiver dersom arbeidet utsetter de ansatte for helsefare. Hvis det foreligger umiddelbar fare for arbeidstakernes liv og helse, og faren ikke kan avverges på annen måte, har verneombudet etter loven rett til å stanse arbeidet inntil Arbeidstilsynet har tatt stilling til om det kan fortsette.

Et godt fungerende verneombud fritar naturligvis ikke arbeidsgiver for ansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, men er en uvurderlig støttespiller i dette krevende arbeidet.

Verneombudet velges av og blant de ansatte i virksomheten. I en forskrift forklares, som et alternativ til valg, at den fagforeningen som organiserer flertallet av de ansatte kan utpeke verneombudet. Hvis så skjer må en likevel huske at verneombudet representerer absolutt alle de ansatte og må innrette sitt arbeid etter dette. I Dnk(r) er det vanlig at Presteforeningen utpeker verneombudet.

Verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalg skal få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på forsvarlig måte. Det er arbeidsgiver som skal legge til rette for og bekoste opplæring. Normalt skal det gis tilbud om grunnkurs i HMS (det såkalte 40-timers kurset).

På arbeidsplasser med flere arbeidsgivere skal det lages samordningsavtale om HMS-arbeidet. En slik avtale bør være inngått mellom Dnk(r) ved bispedømmerådene og hvert enkelt fellesråd i det aktuelle bispedømmet. Det kan også opprettes en fast samordningsgruppe for arbeidsmiljøet som består av ledere (for eksempel prost og kirkeverge) og verneombudene i de to virksomhetene. Samordningsgruppa kan møtes regelmessig, eller når en av gruppas medlemmer krever det, for å drøfte aktuelle saker som angår arbeidsmiljøet.

Sammenblanding av roller
Både tillitsvalgte og verneombudet har oppgaver som knytter seg til de ansattes arbeidssituasjon. Derfor kan det oppstå sammenblanding. Det er viktig å være seg rollene bevisst.

Personalkonflikter, oppsigelsessaker og lønnskonflikter er ikke vanlige saker for verneombudet. Her bør den ansatte ty til tillitsvalgte. Det hender likevel at slike saker har sammenheng med arbeidsmiljøet, og da kan jo dette bli et tema for verneombudet. I så fall bør verneombudet nøye passe på hvordan hun trer inn i saken. Verneombudet representerer alle de ansatte og må ikke tape dette for øye. En involvering som er sterkt partisk vil for eksempel kunne blokkere arbeidet i forhold til andre ansatte. I utgangspunktet bør derfor ikke verneombudet opptre som bisitter eller talerør for en bestemt arbeidstaker i en konfliktpreget sak.

Som eksempel på saker som berører både tillitsvalgt og verneombud er omstillingsprosesser eller tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet. Her er det både snakk om medbestemmelse/medvirkning og om valg som kan ha stor innvirkning på arbeidsmiljøet. Vernombudet og tillitsvalgte vil nærme seg dette fra ulike vinkler, men har en felles interesse i å sørge for gode løsninger for de ansatte. Arbeidsgiver skal naturligvis forankre sine beslutninger både i forhold til verneombud og tillitsvalgte.

For å sikre at rollene og oppgavene som tillitsvalgte og verneombud ikke blandes, bør verneombudet ikke sitte i lokallagsstyret.

Leder i lokallaget bør ha regelmessig kontakt med verneombudet, og der det er naturlig (f.eks. i et prosti) bør verneombudet jevnlig inviteres til kontaktmøter med arbeidsgiver. Det kan være nyttig å drøfte saker som angår arbeidsmiljøet med både verneombud og tillitsvalgte til stede sammen med leder.

Nyttige lover og forskrifter om HMS/arbeidsmiljø:
Arbeidsmiljøloven
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften)

Representantskapet har vedtatt etiske retningslinjer som gjelder for tillitsvalgte og ansatte i Presteforeningen.

Vi viser også til:
Rutiner for varsling fra tillitsvalgte og medlemmer om kritikkverdige forhold i Presteforeningens organisasjon.

Det skal være enkelt og trygt for medlemmer og tillitsvalgte å melde fra om kritikkverdige forhold i organisasjonen og/eller ved tillitsvalgtes eller ansattes utførelse av sitt arbeid på vegne av PF. Kritikkverdige forhold kan f.eks. være mobbing eller utilbørlig oppførsel, uønsket seksuell oppmerksomhet eller misbruk av makt, posisjon eller felles midler. Hvis noen misbruker sin rolle som tillitsvalgt eller tilsatt i PF skal dette ikke tolereres, men varsles i organisasjonen.

Representantskapet har derfor vedtatt noen rutiner som gjelder for medlemmer og tillitsvalgte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i Presteforeningens organisasjon, herunder varsling om kritikkverdige forhold utført av tillitsvalgte og ansatte i foreningen. Dersom varslingen gjelder kritikkverdige forhold knyttet til tillitsvalgtes yrkesutøvelse som prest skal varslingen rettes til arbeidsgiver.

Vi viser her også til Etiske retningslinjer for tillitsvalgte og ansatte i Presteforeningen.

Som tillitsvalgt i Presteforeningen vil du motta opplysninger om medlemmers og andre menneskers personlige forhold.

Forskjellige oppgaver gir forskjellige typer personopplysninger. Som bisitter får du opplysninger fra den du bistår, om vedkommende selv og ofte om andre mennesker. Er du med i lokale lønnsforhandlinger får du opplysninger fra arbeidsgiver om de tilsattes navn, stilling, ansiennitet og lønnsnivå. Fra Presteforeningens sekretariat kan du motta medlemslister.

GDPR omfatter alle personopplysninger, også opplysninger som ikke er sensitive, og det er et allment krav til begrensning av bruk og spredning, og til sletting når dataene ikke lenger brukes.

På denne siden finner du utdypende informasjon om tillitsvalgtes håndtering av personopplysninger. Vi har laget enkle excel-baserte skjemaer for at du kan dokumentere din håndtering av personopplysningene, som skal benyttes når arbeidet gjøres. Disse finner du sammen med den utdypende informasjonen. Én gang i året sendes det samme skjemaet til årskontroll til tillitsvalgt med overordnet ansvar. Skjemaet for bisitterrollen inneholder personopplysninger, derfor sendes et eget anonymisert rapporteringsskjema til årskontroll. Skjemaene rullerer over flere år, så du slipper å opprette nye skjemaer etter årskontrollen.